NWO Fraudeprotocol

Voor het vertrouwen in het Nederlandse wetenschappelijk systeem, en voor de rol die NWO hierin specifiek speelt, is het belangrijk dat het risico op fraude wordt beperkt en dat duidelijk is wat fraude is en wat de stappen zijn als het wordt vermoed. Dit protocol geeft hiervoor een handreiking.

NWO heeft, gezien de vervulling van haar taken met publieke middelen, uitdrukkelijk het standpunt dat geen enkele vorm van fraude, groot of klein, intern of extern, financieel of niet-financieel, wordt getolereerd.

Dit fraudeprotocol heeft betrekking op zowel NWO-D als NWO-I. Het protocol maakt onderdeel uit van het totale integriteitsbeleid van NWO waarin tevens verschillende andere regelingen zijn opgenomen, zoals bijvoorbeeld de Code Persoonlijke belangen, de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke integriteit of de Klachtregeling wetenschappelijke integriteit NWO(-instituten) etc. Het is goed mogelijk dat, ingeval zich een integriteitskwestie voordoet, verschillende regelingen van toepassing zijn en gevolgd moeten worden. 

Verschijningsvormen

Fraude is ‘opzettelijk handelen door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen’. Onopzettelijk handelen valt hier dus buiten. Uit de definitie blijkt dat het gaat om een onrechtmatig of onwettig voordeel. Een voordeel kan hierbij geldelijk worden opgevat als ook immaterieel (bijv. om promotie te verkrijgen). 

Deze definitie van fraude is ontleend aan controlestandaard ‘NV COS 240’ van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

De administratieve organisatie en het interne controlestelsel van NWO zijn zo ingericht om onopzettelijke fouten en fraude zoveel als mogelijk te beperken. Fraude gaat echter gepaard met opzet en met het verhullen van de fraude en is daarom moeilijker te beheersen. Het verhullen, oftewel het opzettelijk misleiden kent verschillende verschijningsvormen. Voorbeelden zijn: Valsheid in geschrifte, het nalaten van vastleggen van transacties, het verkeerd voorstellen van zaken, of samenspanningen.

Fraude kan zich zowel voordoen bij NWO intern als in de externe omgeving zoals bij de ontvangers van subsidies van NWO (hierna te noemen: kennisinstellingen), bij leveranciers of andere partijen waarmee NWO een bedrijfseconomische relatie heeft. 

De verschijningsvormen van fraude voor NWO kunnen zoal zijn (geen uitputtende opsomming): Het bevoordelen van leveranciers (inkoop- en aanbestedingsproces), het opzettelijk niet naleven van fiscale regels (BTW en VPB), het indienen van onrechtmatige declaraties, opzettelijk foutieve urenverantwoording bij subsidieverantwoordingen, het verkeerd gebruiken van bedrijfsmiddelen, zoals NS business cards, het opzettelijk verzwakken van de digitale beveiliging (cybercrime), misbruiken van bevoegdheden, het weglaten van wettelijk benodigde informatie uit in- en externe verslaggeving en het ontvreemden van laboratoriumproducten. 

Risico-indicatoren van fraude

Er zijn tenminste drie factoren die, in combinatie met elkaar, mogelijk een indicatie geven dat er sprake is van een verhoogd risico op fraude. 

Druk

Allereerst is er vaak sprake van druk, ervaren door de frauderende persoon. Deze druk kan in iemand zijn privéleven ontstaan, bijvoorbeeld door financiële problemen. De druk kan ook ontstaan in de werksfeer. Te denken valt aan prestatiedruk en-/ of druk vanuit het management. Tegengestelde belangen tussen NWO en belangrijke actoren, zoals het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) of co-financiers zijn voorbeelden van werkdruk. 

Gelegenheid

Ten tweede is er dikwijls sprake van gelegenheid: de mogelijkheid en de ruimte om daadwerkelijk fraudeleus te handelen. NWO spant zich in deze ruimte te beperken door een goede administratieve organisatie en interne controlemaatregelen. Het stelselmatig niet betrekken van een governance-afdeling, zoals Juridische Zaken, bij de voorbereiding van belangrijke besluiten kan een signaal zijn. Zo is er ook meer ruimte voor gelegenheid bij een hoog personeelsverloop op governance-afdelingen.

Rationalisatie

Ten derde vindt veelal een proces van rationalisatie plaats. Dat wil zeggen dat de persoon die mogelijk fraudeert bewust rechtvaardiging zoekt of ziet in het afwijkende gedrag. Herkenbare uitspraken zijn in dit geval: 'iedereen doet het, dus waarom zou ik het niet doen', 'als ik het niet doe, doet een ander het wel', of 'ik werk er hard voor, ik neem wat mij toekomt'.

Handelingen bij (een vermoeden) van fraude

  • Als sprake is van een vermoeden van mogelijke fraude, ongeacht de verwachte omvang, onderneemt de persoon die het vermoeden heeft direct actie. Het vermoeden van mogelijke fraude dient altijd vertrouwelijk te worden voorgelegd aan een leidinggevende van NWO. Als het een leidinggevende van NWO zelf betreft, dan kan contact worden gezocht met de leidinggevende van de NWO-afdeling Juridisch Zaken.


Een vermoeden van fraude kan gerechtvaardigd worden vanuit de constatering van onregelmatigheden (onverklaarbare afwijkingen van de reguliere procedures en/of reguliere administratieve vastleggingen, ontbreken van documentatie, ontbreken van laboratoriumproducten, onverklaarbare aansluitingen etc.).

  • De leidinggevende van NWO, waaraan het vermoeden van fraude is gemeld, informeert altijd direct de leidinggevende van de NWO-afdeling Internal audit. Internal audit informeert altijd de NWO-afdelingen Juridische Zaken en Financiën.

De internal audit charter schrijft voor dat bij een vermoeden van fraude de afdeling Internal audit per direct moet worden geïnformeerd.

  • Elk vermoeden van fraude wordt inhoudelijk beoordeeld door de afdeling Internal audit, en indien deze beoordeelt dat het vermoeden niet duidelijk onbetekenend is , wordt het vermoeden voorgelegd aan de raad van bestuur van NWO.

De definitie 'onbetekenend' is ontleend aan ‘NV NOCLAR’ artikel 4 van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

Wanneer het een potentieel ernstige fraudezaak betreft wordt op dit moment ook de NWO raad van toezicht geïnformeerd.

  • De raad van bestuur en de raad van toezicht nemen kennis van het vermoeden van fraude, en onder verantwoordelijkheid van een raad van bestuurslid wordt een onderzoek ingesteld. De afdeling Internal audit en de externe accountant worden altijd voorafgaande aan het fraude onderzoek ingelicht. Dit ter voorkoming van dubbel werk door NWO en de externe accountant.
  • Als uit het onderzoek blijkt dat het vermoeden van fraude bevestigd wordt (het vermoeden is stellig geworden) dan wordt onder verantwoordelijkheid van een raad van bestuurslid door het lijnmanagement, en eventueel met advies (vanuit de natuurlijke adviesfunctie) van de NWO-afdeling Internal audit een plan opgesteld voor 1) de afhandeling van het incident en 2) de te nemen maatregelen om herhaling van de fraude te voorkomen. Tot slot wordt ook de termijn waarbinnen het onderzoek zal plaatsvinden opgenomen.

Op basis van artikel 26 van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en artikel 37 van het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta)dienen een dergelijk onderzoek en plan te worden opgesteld op aanwijzing van de externe accountant indien sprake is van een vermoeden van materiële fraude. Daarom worden de Internal audit-afdeling en de externe accountant altijd voorafgaande het onderzoek ingelicht en betrokken.

  • Als de mogelijke fraude betrekking heeft op een door NWO verstrekte subsidie, dan kan deze, als daar aanleiding toe is, worden ingetrokken of lager worden vastgesteld (op basis van de NWO subsidieregeling 2017 en de Algemene Wet Bestuursrecht).
  • Bij een stellig vermoeden van fraude wordt in opdracht van de verantwoordelijke directeur altijd aangifte gedaan bij de politie tenzij het om moverende redenen wenselijk is om hiervan af te wijken.
  • Een fraude wordt, indien van belang, gemeld aan de auditcommissie en de externe accountant alsmede wordt de fraude vermeld in het jaarverslag van NWO.

NWO hecht er, vanuit de publieke functie, waarde aan dat indien het vermoeden van fraude betrekking heeft op witwassen en/of financieren van terrorisme een melding wordt gemaakt bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU NL) zoals dat wordt vereist vanuit de Wwft8. Deze melding zal op basis van hun beroepsregels plaatsvinden vanuit de externe accountant van NWO, zodat NWO in beginsel geen eigen melding zal doen.

NWO valt niet onder reikwijdte van de Wwft. Desalniettemin acht NWO het van belang dat dergelijke vermoedens van fraude worden gemeld.