Financiering aanvragen, hoe werkt dat?

Wetenschappers en onderzoeksinstellingen kunnen een aanvraag voor financiering van onderzoeksprojecten, grote apparatuur en databases indienen zodra NWO een oproep om onderzoeksvoorstellen in te dienen (call for proposals) publiceert. NWO behandelt alle aanvragen volgens een vaste procedure. Lees hieronder hoe de aanvraagprocedure is ingericht, vanaf uw aanvraag tot de beoordeling van uw aanvraag tot het besluit.

Aanvraagprocedure

In de call for proposals vindt u terug wat het doel van de subsidieronde is, wie kunnen aanvragen, hoeveel geld er beschikbaar is, aan welke voorwaarden uw aanvraag moet voldoen, hoe u deze kunt indienen en wanneer NWO uiterlijk een besluit neemt over uw aanvraag.

 In de regel verdeelt NWO onderzoeksubsidies via een tenderprocedure. Daarbij worden de aanvragen die binnen een subsidieronde zijn ingediend, beoordeeld en vervolgens gerangschikt aan de hand van objectieve criteria. De beste aanvragen eindigen daarbij het hoogst en komen zodoende als eerste in aanmerking voor subsidie. De subsidies worden op volgorde van deze rangschikking verstrekt, totdat het beschikbare subsidiebudget is uitgeput.

Aanvraag

  • Kwalificatiesysteem

    NWO voorziet alle volledig uitgewerkte aanvragen van een kwalificatie, gebaseerd op de geldende criteria. Welke kwalificatie een aanvraag krijgt hangt af van de cijfermatige (eind)score waarmee het onderzoeksvoorstel is beoordeeld. Dit biedt aanvragers en hun kennisinstellingen een uniform inzicht in het kwaliteitsoordeel over een onderzoeksvoorstel. Ook biedt het NWO een goed zicht op de kwaliteit van de aanvragen die bij NWO worden ingediend en gehonoreerd.

    Kwalificatie

    NWO hanteert de volgende kwalificaties:

    • excellent
    • zeer goed
    • goed
    • ontoereikend

    NWO hanteert in vrijwel al zijn subsidie-instrumenten dit kwalificatiesysteem. In de subsidierondes waar dit niet het geval is wordt dit in de call for proposals van die ronde vermeld. In de call for proposals kunt u eveneens lezen als sprake is van een minimumkwalificatie. Uw aanvraag dient dan ten minste deze minimumkwalificatie te ontvangen om voor subsidie in aanmerking te komen.

    In het besluit op de aanvraag is te lezen welke kwalificatie uw onderzoeksvoorstel heeft gekregen.

  • Aanvraag indienen

    Nadat een call for proposals is gepubliceerd kunt u een aanvraag indienen. In sommige subsidierondes vragen wij u eerst een intentieverklaring en/of een vooraanmelding (beknopte aanvraag) of een initiatief in te dienen. Gebruik voor het opstellen van uw aanvraag altijd het formulier dat op de financieringspagina van de betreffende subsidieronde staat.

    Code persoonlijke belangen

    Voor een eerlijke en zorgvuldige aanvraagprocedure is het van essentieel belang dat uw aanvraag zonder enige (schijn van) vooringenomenheid wordt beoordeeld. Om dit te waarborgen hanteert NWO de Code persoonlijke belangen. Deze is van toepassing op alle personen die betrokken zijn bij de beoordeling van en besluitvorming over uw aanvraag.

    Code persoonlijke belangen

    Aanvraagsysteem

    U dient uw aanvraag in via ISAAC, het online aanvraagsysteem van NWO. Dit kan alleen de hoofdaanvrager doen. U hebt hiervoor een account nodig. Deze kunt u zelf aanmaken. Zodra wij uw aanvraag binnen hebben, sturen wij u een bevestiging van ontvangst.

    Wij raden u aan om ten minste één dag voor de deadline te beginnen met het indienen van uw aanvraag. U moet namelijk online ook nog gegevens invoeren.

    Projectleiders kunnen anderen machtigen om administratieve acties voor hun project uit te voeren in NWO’s aanvraag- en rapportagesysteem ISAAC.

    Machtigingsregeling projectleiders

    Raadpleeg bij technische vragen over ISAAC de online handleiding. Kunt u daar het antwoord op uw vraag niet vinden, neem dan contact op met:

    ISAAC helpdesk | telefoonnummer: +31 20 3467179  | e-mail: isaac.helpdesk@nwo.nl

    Handleiding ISAAC

    Disciplinecodes

    Bij het invullen van uw aanvraag in ISAAC vragen wij u de relevante disciplinecode toe te voegen.

    NWO-disciplinecodes

    Salaristabellen

    Heeft u voor uw aanvraag informatie nodig over personeelskosten? Raadpleeg dan de CAO van de universitair medisch centra of van de Nederlandse universiteiten

    Salaristabellen

     

  • Toetsing of wij uw aanvraag in behandeling kunnen nemen

    Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag hebt ingediend, hoort u of NWO uw aanvraag in behandeling neemt. Dit kan alleen als uw aanvraag voldoet aan de voorwaarden zoals deze beschreven staan in de call for proposals. We toetsen onder meer of uw aanvraag in de voorgeschreven taal is ingediend, of u gebruik heeft gemaakt van het beschikbaar gestelde aanvraagformulier, of uw aanvraag via ISAAC is ingediend, en of wij deze vóór de deadline hebben ontvangen. Indien wij constateren dat dit niet het geval is nemen wij contact met u op. U krijgt dan eenmalig de gelegenheid om dit (indien mogelijk) te herstellen. Wij laten het u ook weten als wij uw aanvraag in behandeling nemen.

Beoordeling van uw aanvraag

  • Voorselectie

    Als NWO een groot aantal aanvragen heeft ontvangen, kan NWO ervoor kiezen om een voorselectie te houden. Dit kan als het totaal aangevraagde subsidiebedrag vier maal groter is dan het totaal beschikbare budget. Bij een voorselectie beoordeelt de beoordelingscommissie de aanvragen globaal op de beoordelingscriteria die voor de desbetreffende ronde van toepassing zijn. Zij geeft u daarbij gelegenheid tot wederhoor en adviseert vervolgens NWO om de minder kansrijke aanvragen af te wijzen.

  • Peer review door externe referenten

    Voor de beoordelingscommissie zich over uw aanvraag buigt, vraagt NWO eerst input van ten minste twee externe referenten. Dit zijn onafhankelijke adviseurs die deskundig zijn op het onderwerp van uw aanvraag. Zij beoordelen uw aanvraag op basis van de in de call for proposals genoemde beoordelingscriteria. Hiervoor krijgen zij in de regel drie tot vier weken de tijd.

    Een referent beoordeelt per subsidieronde niet meer dan één aanvraag. De referent wordt hier in beginsel niet voor betaald. In het geval van een multidisciplinair onderzoeksvoorstel streeft NWO ernaar referenten te selecteren uit de verschillende disciplines en met kennis van vergelijkbaar multidisciplinair onderzoek.

    NWO vraagt referenten om vertrouwelijk met een onderzoeksvoorstel om te gaan, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de aanvragers en eventueel intellectueel eigendom. NWO gaat op haar beurt vertrouwelijk om met de identiteit van de referent. Deze is niet bekend bij de beoordelingscommissie en wordt ook niet bekend gemaakt aan de aanvragers. Op die manier waarborgt NWO dat referenten in alle openheid een oordeel kunnen geven over de onderzoeksvoorstellen die zij beoordelen. 

  • Weerwoord op de referentenrapporten

    Zodra NWO de referentenrapporten heeft ontvangen, krijgt u deze doorgestuurd. U krijgt vervolgens een aantal werkdagen de gelegenheid hier schriftelijk op te reageren (het ‘weerwoord’). In uw weerwoord kunt u vragen van de referenten beantwoorden en geuite kritiek adresseren.

  • Interview of site visit (optioneel)

    In sommige subsidierondes maakt een interview of site visit onderdeel uit van de beoordelingsprocedure. Een interview heeft tot doel om de beoordelingscommissie een beeld te kunnen geven van onder meer uw leidinggevende vaardigheden, de onderzoeksvaardigheden en de overtuigingskracht van de onderzoeker(s). Bij een interview wordt u gevraagd om een korte presentatie of inleiding te geven. Vervolgens zullen de aanwezige commissieleden vragen stellen over uw onderzoeksvoorstel.

    Een site visit kan plaatsvinden bij aanvragen voor de ontwikkeling van omvangrijke onderzoeksfaciliteiten. (Een deel van) de beoordelingscommissie komt dan langs op de locatie waar de te subsidiëren onderzoeksfaciliteit zich bevindt of zal gaan bevinden.

  • Beoordeling door beoordelingscommissie

    De beoordelingscommissie geeft een advies over welke aanvragen gehonoreerd moeten worden. Dat gebeurt op basis van het schriftelijk materiaal: het onderzoeksvoorstel, het referentenrapport en uw weerwoord. Een interview of site visit kan deel uitmaken van de beoordeling.

    De beoordelingscommissie bespreekt uw aanvraag inhoudelijk, waarna deze per criterium een score (op een schaal van 1 tot 9) en een daarbij behorende kwalificatie ontvangt. Vervolgens worden alle aanvragen gerangschikt op volgorde van hun gewogen eindscore. De beoordelingscommissie adviseert NWO vervolgens om de subsidies op volgorde van deze rangschikking te verstrekken totdat het beschikbare subsidiebudget is uitgeput.

    NWO heeft de bevoegdheid om op beleidsmatige gronden (bijvoorbeeld een evenwichtige verdeling over thema’s) de subsidies niet (geheel) overeenkomstig de rangschikking te verstrekken. Indien van toepassing dan staan deze beleidsgronden in de call for proposals beschreven.

    Zelf lid worden van een beoordelingscommissie?

Besluit op uw aanvraag

  • Beschikkingsbrief

    Na te hebben getoetst of het advies van de beoordelingscommissie op zorgvuldige wijze tot stand is gekomen zal NWO uw aanvraag toe- of afwijzen. In de call for proposals van de subsidieronde kunt u lezen welk bestuursorgaan van NWO over uw aanvraag besluit.

    Zodra NWO over uw aanvraag heeft besloten, ontvangt u van NWO een beschikkingsbrief. Hierin kunt u ook het inhoudelijk oordeel van de beoordelingscommissie op uw aanvraag lezen.

  • Bezwaar maken

    Indien u het niet eens bent met het besluit op uw aanvraag, dan hebt u de mogelijkheid om hiertegen bezwaar te maken. Hoe u dit kunt doen staat onderaan de beschikkingsbrief.

    Direct naar

    Bezwaar maken