FAQ

NWO heeft voor u een aantal vragen met antwoorden rondom financieringsrondes, lopend onderzoek en beleid van NWO op een rij gezet. Staat uw vraag er niet bij? Stuur dan een mail naar de contactpersoon van de financieringsronde / het programma waarop de vraag betrekking heeft.


Waarom wordt het primair proces van NWO (gedeeltelijk) uitgesteld?

Voor beslissingen over doorgaan of uitstellen van het primaire proces zijn twee uitgangspunten van belang. In de eerste plaats dat alle kandidaten dezelfde kans krijgen om hun aanvraag in te dienen. Veel mensen die aanvragen willen indienen hebben nu te maken met andere werkzaamheden of omstandigheden. In de tweede plaats is het belangrijk dat wanneer wij beoordelen wij vertrouwen hebben dat dit correct gebeurt. Dat betekent bijvoorbeeld een zorgvuldig samengestelde commissie met een voldoende diversiteit in expertises. Door de uitbraak van het coronavirus is niet altijd aan beide uitgangspunten te voldoen en dus kunnen niet alle geplande activiteiten in het primaire proces van NWO doorgang vinden. Om helder, transparant en eenduidig op te treden, niet voor elk instrument een aparte afweging te maken en duidelijkheid aan de indieners te geven is één richtlijn opgesteld voor alle instrumenten.

Wat betekent de richtlijn uitstel primair proces voor een lopende ronde?

 Voor lopende rondes geldt dat rondes waarbij géén interactie met aanvragers meer is vereist, doorgang vinden volgens planning. Commissievergaderingen worden online georganiseerd. Interviews worden uitgesteld. Voor schriftelijke interactie met aanvragers in lopende rondes worden de deadlines verruimd, omdat de huidige situatie ze mogelijk kan hinderen in het schrijven van een aanvraag. Voor weerwoorden wordt de termijn verdubbeld. Voor rondes waarvoor de deadline voor vooraanmeldingen al is geweest, en waarvoor nu uitgewerkte aanvragen dienen te worden ingediend, wordt de eerst gecommuniceerde deadline met twee maanden uitgesteld. Kijk voor informatie over specifieke lopende rondes op de financieringspagina van de betreffende ronde.

Wat gebeurt er met de hoorzittingen van de bezwaarschriftencommissie gedurende de geldende maatregelen tegen verspreiding van het coronavirus?

Normaliter behandelt de bezwaarschriftencommissie een bezwaar gedurende een hoorzitting ten kantore van de NWO vestiging te Den Haag. Vanwege de maatregelen van het kabinet in verband met het coronavirus zijn de NWO panden in ieder geval tot en met 28 april 2020 gesloten. Afhankelijk van de omstandigheden is het mogelijk dat deze periode wordt verlengd.

Indien de behandeling van uw bezwaar gepland staat gedurende de periode dat de NWO panden gesloten zijn dan zal de hoorzitting middels een videoconference connectie plaatsvinden. U ontvangt hier dan uiterlijk één week voor de zitting bericht over. Indien u niet via een videoconferenceconnectie gehoord wilt worden, dan kunt u dit uiteraard aan ons doorgeven. In dat geval zal de hoorzitting worden verplaatst naar een moment dat het weer mogelijk is om de betrokken partijen in persoon te horen. Tot slot is het ook mogelijk dat u afziet van de hoorzitting. De bezwaarschriftencommissie zal dan advies uitbrengen aan de hand van het dossier.

Meer over bezwaar maken in het algemeen

Wat betekent de richtlijn uitstel primair proces voor deadlines van indiening van administratie van lopende projecten?

Deadlines voor indiening van administratie van lopende projecten (bijv. tussen- en eindrapportages) worden met vier maanden uitgesteld ten opzichte van de oorspronkelijke deadlines. Deze krijgen nu minder prioriteit. Nog steeds geldt dat projecten niet van start kunnen gaan zonder aanleveren van de benodigde startdocumentatie. Deadlines voor het indienen van startdocumentatie (consortiumovereenkomsten, datamanagementplannen) en aanstelling van personeel op projecten worden ook met vier maanden verruimd. De hele richtlijn vind je hier.

Wat betekent de richtlijn uitstel primair proces voor aankomende rondes?

Voor aankomende rondes geldt dat de gehele planning van de ronde met twee maanden uitgesteld wordt. Alle rondes die nog niet opengesteld zijn worden uitgesteld met twee maanden. Dit betreft in eerste instantie alle rondes met een startdatum tot aan 1 juli. Het kan echter goed zijn dat het door deze verschuiving (i.v.m. overlap) nodig is om latere rondes ook uit te stellen ten opzichte van de oorspronkelijke planning.

NWO maakt vóór 28 april (of later als die datum verschuift) de herziene planning van de ronde bekend. Wanneer de deadline zo dicht bij is dat mensen hun aanvraag al ingediend hebben, kan die aanvraag ingetrokken worden en heringediend worden.

De hele richtlijn vind je hier.

Wat betekent de richtlijn uitstel primair proces voor complexe rondes waar een consortium voor moet gevormd, of cofinanciering aangevraagd?

Voor complexe instrumenten geldt: Deze rondes, lopend of aankomend, worden volledig gepauzeerd en weer hervat één maand na opschorting van de landelijke maatregelen, nu gepland op 28 april. Daar waar het gaat om internationale consortia worden ook de maatregelen en omstandigheden in de desbetreffende landen meegenomen in het vaststellen van een nieuwe datum.

Kijk voor informatie over specifieke lopende rondes op de financieringspagina van de betreffende ronde.

Zijn de kosten voor een annulering van een congres of onderzoek door het coronavirus subsidiabel?

Onder deze kosten verstaat NWO de kosten die onvermijdelijk moesten worden gemaakt voor aanvang van het congres of onderzoek. Onvermijdelijk betekent bijvoorbeeld dat omboeken van de reis niet mogelijk is.

De annuleringskosten zijn subsidiabel als het congres of onderzoek onderdeel is van de door NWO goedgekeurde projectbegroting. In dat geval vraagt NWO u om bij de financiële stukken (facturen en bonnen) een kopie te voegen van een negatief reisadvies en/- of annuleringsbevestiging van de congresorganisatie of de ontvangende partij.

De inschrijfgelden van de geannuleerde NWO-congressen hoeven niet te worden gedeclareerd. Deze worden namelijk al automatisch aan u terugbetaald.

Als u zelf ziek bent, of als u voldoet aan andere voorwaarden van uw annuleringsverzekering, dan wordt u vriendelijk verzocht eerst uw verzekeringsmaatschappij te verzoeken de kosten te vergoeden. Als de kosten niet worden vergoed, dan zijn deze alsnog subsidiabel. Bij de financiële stukken dient u dan een schriftelijke reactie van de verzekeringsmaatschappij te voegen, waaruit blijkt dat zij de kosten niet vergoeden.

Wat betekenen de genomen maatregelen voor degenen die momenteel beurzen van NWO hebben, maar hun werk niet goed kunnen voortzetten?

De toegekende beurzen worden gewoon uitbetaald. Als er door deze crisis vertraging optreedt in de einddatum van een project kunt u een verzoek voor uitstel indienen bij NWO. NWO kan in dit stadium geen uitspraak doen over de vraag wat er gebeurt als het uitstel tot kostenverhogingen leidt.

Gaan de interviews binnen mijn financieringsronde door?

NWO heeft besloten met onmiddellijke ingang de interviewrondes voor de lopende subsidierondes, zoals de Vidi, op te schorten. Iedereen die een uitnodiging heeft gekregen om geïnterviewd te worden, krijgt de komende dagen hierover persoonlijk bericht. Voor zover het zich nu laat aanzien, zullen de interviews enkele maanden worden uitgesteld.

Waarom kunnen vergaderingen wel via teleconferencing gedaan worden maar interviews met kandidaten niet? Een paar maanden uitstel kan onderzoekers wiens contract gebonden is aan financiering enorm in de problemen brengen.

Vergaderingen van beoordelingscommissies gaan door omdat 'spanning/druk' hier geen rol speelt. Bij de interviews is dit anders en we kunnen niet garanderen dat aanvragers d.m.v. teleconference nadeel zullen ondervinden. Om die reden worden alle interviewrondes tot nader orde opgeschort. Iedereen die een uitnodiging heeft gekregen om geïnterviewd te worden, krijgt de komende dagen een persoonlijk bericht met meer informatie. Omdat beoordelingscommissies altijd transparant werken en integer handelen vertrouwt NWO erop dat deze maatregel geen invloed heeft op de beoordeling.

Worden naderende deadlines uitgesteld?

NWO realiseert zich dat niet iedereen op dit moment aan alle benodigde stukken kan komen. NWO zal coulant omgaan met aanvullende papierwerk waar ondersteunde handtekeningen voor nodig zijn. Op dit moment inventariseert NWO nog hoe aanvullende papierwerk op afstand geregeld kan worden.

Onderzoekers die met een Rubicon in het buitenland verblijven, kunnen zij de kosten die gemaakt worden om terug te keren uit een land met een negatief reisadvies vergoed krijgen?

Onderzoekers zijn in dienst van een universiteit en universiteiten nemen zelf het besluit of zij onderzoekers terughalen. NWO realiseert zicht dat er mogelijk extra kosten gemaakt zullen worden. We hebben in dit geval te maken met een uitzonderlijke situatie en zijn de mogelijkheden hiervoor nog aan het onderzoeken.

Blijft NWO open tijdens de coronavirus crisis?
Vanaf 19 maart zijn de NWO panden in Den Haag en Utrecht gesloten. Medewerkers blijven vanuit huis hun werkzaamheden uitvoeren en blijven bereikbaar.

Worden de deadlines voor het indienen van een voorstel voor het Bessensap-evenement verlengd?

De kans is groot dat door de maatregelen van de overheid de haalbaarheid van de deadline wordt beïnvloed. NWO wil alle onderzoekers, en wetenschapsjournalisten en -communicatoren daarom de kans geven om een gedegen voorstel in te kunnen dienen en verlengt daarom de deadline tot vrijdag 10 april 2020, om 14.00 CE(S)T. Aanmelden kan via nwo.nl/bessensap

Overweegt NWO gezien de huidige pandemie om versneld innovatief onderzoek naar de bestrijding van het virus te financieren?

NWO wil niets liever dan innovatief onderzoek financieren dat impact heeft. Onderzoek naar de bestrijding of beheersing van het corona COVID-19 virus past heel goed in onze missie.

Nieuws | Extra investering in versnelde onderzoeksprogramma’s naar Corona

Blijf ik alle ondertekende correspondentie rondom financieringsaanvragen per post ontvangen?

Ten gevolge van opgelegde beperkingen door het coronavirus is het op dit moment niet mogelijk brieven te voorzien van een handtekening of te verzenden per post. Daarom ontvangt u deze brief per e-mail. Later als de beperkingen worden opgeheven ontvangt u alsnog deze brief per post.

Wat gebeurt er met de geplande gebruikerscommissievergaderingen?

De vergaderingen van gebruikerscommissies vinden zo veel mogelijk plaats per tele- of videoconferencing. NWO ziet op dit moment nog geen reden om deze af te lassen of uit te stellen. De projectleider kan er wel zelf voor kiezen om  geplande vergaderingen binnen het project uit te stellen in plaats van via teleconferencing te organiseren. NWO vraagt de projectleider in dat geval contact op te nemen met de betrokken programme officer.

Daarnaast vraagt NWO de projectleiders om de voortgang van het project zoveel mogelijk te bewaken. NWO adviseert benodigde bilateraal overleg met betrokken gebruikersorganisaties waar mogelijk telefonisch te organiseren.

Nieuwsupdates

Blijf op de hoogte van alle maatregelen die NWO neemt rondom financiering in verband met het coronavirus.