Richtlijn uitstel primair proces NWO

3 april 2020

In aansluiting op de verlengde landelijke maatregelen om de verspreiding van COVID-19 te voorkomen, heeft NWO richtlijnen voor het primair proces opgesteld die gelden tot minstens 28 april. Wat betekent dit voor de geplande activiteiten in het primaire proces van NWO?

Twee uitgangspunten

Voor beslissingen over doorgaan of uitstellen van het primaire proces zijn twee uitgangspunten van belang. In de eerste plaats dat alle kandidaten dezelfde kans krijgen om hun aanvraag in te dienen. Veel mensen die aanvragen willen indienen hebben nu te maken met andere werkzaamheden of omstandigheden. Daarnaast is het belangrijk dat we erop kunnen vertrouwen dat het beoordelingsproces correct wordt uitgevoerd. Dat betekent bijvoorbeeld een zorgvuldig samengestelde commissie met een voldoende diversiteit in expertises.

Door de uitbraak van het coronavirus is niet altijd aan beide uitgangspunten te voldoen. Daarom kunnen niet alle geplande activiteiten in het primaire proces van NWO doorgang vinden. Om helder, transparant en eenduidig op te treden, niet voor elk instrument een aparte afweging te maken en duidelijkheid aan de indieners te geven is één richtlijn opgesteld voor alle financieringsinstrumenten van NWO.

De richtlijn gaat uit van de informatie die tot op heden bekend is, en dat de geldende maatregelen (m.b.t. sluitingen van openbare gelegenheden en aanbevelingen m.b.t. minimaliseren van persoonlijk contact) op 28 april komen te vervallen. Wanneer de maatregelen worden verlengd zal deze richtlijn worden herzien. NWO beoordeelt in de week daaraan voorafgaand of verdere verlenging noodzakelijk is.

We maken onderscheid tussen lopende en aankomende rondes. Hierop worden uitzonderingen gemaakt voor complexe rondes.

Lopende rondes

Onder lopende rondes verstaan we rondes waarvan de eerste deadline al is geweest (vooraanmelding of volledige aanvraag). Voor die rondes geldt:

  • Rondes waarbij géén interactie met aanvragers meer is vereist vinden doorgang volgens planning. Commissievergaderingen worden online georganiseerd.
  • NWO heeft, op basis van de maatregelen van het kabinet, besloten om de interviews die gepland zijn op te schorten. NWO realiseert zich terdege dat dit voor de mensen die in de procedure zitten onzekerheid oproept. NWO is dus op zoek is naar manieren om toch tot toekenningen over te gaan. Daarbij moet NWO vast houden aan zorgvuldigheid en een gelijk speelveld voor alle kandidaten. Inmiddels is er een protocol voor het afnemen van interviews op afstand in ontwikkeling. Zodra dat gereed en getest is wordt het in samenspraak met de coördinatoren van lopende rondes waarbij binnenkort interviews gepland zijn geïmplementeerd. Daarvoor is nog geen datum gepland, maar we streven ernaar hier zo snel mogelijk mee aan de slag te kunnen. Natuurlijk wederom alleen als het ook mogelijk is om een goede commissie bij elkaar te krijgen.
  • Voor schriftelijke interactie met aanvragers in lopende rondes worden de deadlines verruimd, omdat de huidige situatie ze mogelijk kan hinderen in het schrijven van een aanvraag.
    • Voor weerwoorden wordt de termijn verdubbeld
    • Voor rondes waarvoor de deadline voor vooraanmeldingen al is geweest, en waarvoor nu uitgewerkte aanvragen dienen te worden ingediend, wordt de eerst gecommuniceerde deadline met twee maanden uitgesteld
  • Rondes die op dit moment doorlopend zijn opengesteld voor indieningen kunnen, met inachtneming van bovenstaande punten, doorgang vinden. Wanneer het aantal indieningen daalt zal het ophaalmoment ook verschuiven.

Aankomende rondes

Onder aankomende rondes verstaan we rondes waarvoor nog geen deadlines zijn gepasseerd. Voor die rondes geldt:

  • De gehele planning van de ronde wordt met twee maanden uitgesteld ten opzichte van de oorspronkelijke planning.  Alle rondes die nog niet opengesteld zijn worden uitgesteld met twee maanden. Dit betreft in eerste instantie alle rondes met een startdatum tot aan 1 juli. Het kan echter goed zijn dat het door deze verschuiving (i.v.m. overlap) nodig is om latere rondes ook uit te stellen ten opzichte van de oorspronkelijke planning.
  • NWO maakt vóór 28 april (of later als die datum verschuift) de herziene planning van de ronde bekend.
  • Wanneer de deadline zo dicht bij is dat mensen hun aanvraag al ingediend hebben kan die aanvraag ingetrokken en heringediend worden.

Complexe instrumenten

Onder complexe instrumenten verstaan we:

  • Instrumenten waarvoor een consortium gevormd moet worden en/of
  • Instrumenten waar cofinanciering voor nodig is (bijvoorbeeld NWAORC).

Deze rondes, lopend of aankomend, worden volledig gepauzeerd en weer hervat één maand na opschorting van de landelijke maatregelen, nu gepland op 28 april. Daar waar het gaat om internationale consortia worden ook de maatregelen en omstandigheden in de desbetreffende landen meegenomen in het vaststellen van een nieuwe datum. De coronamaatregelen kunnen interactie met consortiumpartners ernstig bemoeilijken voor aanvragers. Complexe rondes waarvan de deadline is verstreken en alle interactie met de indiener is gepasseerd voldoen aan onze definitie van lopende rondes etc. Dus deze rondes kunnen afgehandeld worden.

PPS instrumenten

NWO beziet op dit moment ook welke gevolgen de economische onzekerheid die is ontstaan als gevolg van de virusuitbraak heeft voor komend en lopend publiek-privaat onderzoek. In de komende weken zal NWO meer communiceren over eventuele maatregelen die hiervoor worden ingesteld.

Projectadministratie en startdocumentatie

Deadlines voor indiening van administratie van lopende projecten (bijv. tussen- en eindrapportages) worden met vier maanden uitgesteld ten opzichte van de oorspronkelijke deadlines. Deze krijgen nu minder prioriteit. Nog steeds geldt dat projecten niet van start kunnen gaan zonder aanleveren van de benodigde startdocumentatie. Deadlines voor het indienen van startdocumentatie (consortiumovereenkomsten, datamanagementplannen) en aanstelling van personeel op projecten worden ook met vier maanden verruimd.

Planning van programma’s

Voor een aantal grotere programma’s, zoals de Talentlijn/Vernieuwingsimpuls, het KIC en de NWA, moet de planning structureel worden herzien omdat huidige instrumenten die worden uitgesteld komen te overlappen met komende rondes. Zodra er meer duidelijk is over de duur van de contactbeperkende maatregelen zal NWO communiceren over de herziene planningen van deze programma’s.

Nieuwsupdates

Het is in dit stadium onmogelijk om te overzien welke gevolgen dit noodgedwongen uitstel op de langere termijn gaat hebben. Het zal in sommige gevallen onvermijdelijk blijken om opnieuw deadlines of andere elementen van het aanvraagproces te verschuiven of aan te passen.  Op nwo.nl/corona staat altijd de laatst bijgewerkte informatie, en deze wordt regelmatig bijgewerkt. Staat er voor de specifieke ronde waar u naar zoekt geen nadere info vermeld, dan is deze op dat moment dus ook niet beschikbaar.

Blijf op de hoogte van alle maatregelen die NWO neemt rondom financiering in verband met het coronavirus.


Bron: NWO