Wet Openbaarheid van Bestuur

Stel, u wilt subsidie aanvragen bij NWO. Waar dan te beginnen? Wat moet u doen, wie bepaalt of uw aanvraag wordt gehonoreerd, wanneer weet u of u tot de gelukkigen behoort en wat kunt u doen als u het er niet mee eens bent? Jaarlijks ontvangt NWO zo’n 4000 subsidieaanvragen waarvan ongeveer 20 à 25 procent wordt gehonoreerd.

De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) maakt het mogelijk om documenten op te vragen bij een bestuursorgaan als NWO. Hoe werkt deze wet en hoe gaat NWO daarmee om?

Wat is de WOB?

De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) regelt de openbaarmaking van bepaalde documenten door de overheid. Deze wet garandeert de mogelijkheid voor alle burgers om documenten over een bestuurlijke aangelegenheid bij een bestuursorgaan zoals een gemeente of NWO op te vragen. Zo maakt de WOB democratische controle op overheidshandelen en besluitvorming mogelijk. De wet waarborgt daarbij de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen en voorkomt onevenredige bevoordeling en benadeling. Daarom zijn niet alle stukken automatisch openbaar.

Hoe gaat NWO om met de WOB?

NWO wil als organisatie die met publiek geld wordt gefinancierd zoveel mogelijk inzicht geven in haar werkwijze als nationale onderzoeksfinancier. Transparantie, efficiëntie en kwaliteit van haar beoordelingsproces heeft zij hoog in het vaandel staan. Tegelijkertijd ziet NWO het als haar taak de persoonlijke levensfeer en de intellectuele eigendommen van belanghebbenden – subsidieaanvragers – te beschermen.

NWO wil voorkomen dat informatie over de betrokken wetenschappers hun carrière schaadt. Namen en voorstellen van afgewezen kandidaten worden daarom ook niet bekend gemaakt. NWO wil ook het onderzoeksidee van aanvragers beschermen tegen misbruik. Dit idee is hun intellectuele eigendom. Daarom maakt NWO een – door de aanvrager(s) opgestelde –  samenvatting van de gehonoreerde onderzoeksvoorstellen openbaar.

Onderzoekers die een subsidieaanvraag indienen worden in een persoonlijke brief met motivatie op de hoogte gebracht van het toekennings- of afwijzingsbesluit van NWO. NWO realiseert zich dat de door haar nagestreefde transparantie op gespannen voet kan staan met het vertrouwelijk behandelen van processtukken. De organisatie is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om meer openheid te bieden, zonder de bescherming van betrokkenen en de kwaliteit van het selectieproces aan te tasten.

Waarom blijven referenten anoniem?

Ook de gegevens over en informatie van referenten beschouwt NWO in principe als vertrouwelijk. Het referentenrapport dat de aanvrager toegestuurd krijgt en waarop hij/zij mag reageren is anoniem. De onderzoeker komt in principe niet te weten wie de aanvraag refereert, de leden van de beoordelingscommissie ook niet. NWO wil namelijk dat de referent in alle openheid en onbevangen een mening kan geven. Deze anonimiteit is bedoeld ter bescherming van de referent en van de kwaliteit van de beoordeling.

Het referentenrapport bij een specifieke aanvraag is ook niet voor derden opvraagbaar. Dit ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en intellectuele eigendom van de aanvrager en de referent. Referenten dienen op hun beurt met de hun toevertrouwde gegevens van onderzoekers vertrouwelijk om te gaan.

Welke onderdelen van het subsidieproces van NWO zijn wel openbaar?

Openbaar is de werkwijze en de samenstelling van de beoordelingscommissie die de  subsidieaanvragen beoordeelt en de rangorde vaststelt. Het oordeel van de commissie is onder voorwaarden en op verzoek beschikbaar voor zover dit niet te herleiden is naar de aanvrager of individuele commissieleden.

Hoe doen andere landen dat?

Een groot aantal research councils in Europa kent een vergelijkbare werkwijze als NWO. Zweden heeft als uitzondering wel een volledig open selectieproces. Er zijn ook voorbeelden van councils waarbij meer informatie openbaar is, zoals bijvoorbeeld een lijst met namen van geraadpleegde referenten. Deze referenten zijn echter niet te herleiden tot individuele aanvragen. NWO onderzoekt of het wenselijk is om via een pilot ervaring op te doen met dergelijke vormen van meer openheid. NWO wil voorkomen dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van het  selectieproces en daarmee ten koste van de wetenschap.

En als je het er niet mee eens bent?

Als iemand bij NWO om vertrouwelijke informatie vraagt en zich daarbij beroept op de WOB, zal NWO dit verzoek serieus overwegen. Zij doet dat met inachtneming van de argumenten die hierboven staan uitgelegd, waarbij ook de bescherming van de betrokken onderzoekers gewogen wordt. NWO zal trachten tot een voor alle partijen acceptabele werkwijze te komen. Een  weigering van de zijde van NWO staat ook open voor bezwaar en beroep. Dit dient schriftelijk te worden ingediend bij de directie van NWO.