Hoe werkt een bezwaarschriftprocedure?
Een belangrijke taak van NWO is het beoordelen van subsidieaanvragen. Om deze taak adequaat, dat wil zeggen objectief, inzichtelijk en rechtvaardig, te kunnen uitvoeren, zijn de manieren waarop de beoordelingen plaatsvinden vastgelegd in procedures. Deze zijn openbaar en worden bij aanvang van een subsidieronde bekend gemaakt.
Bij een subsidieronde zijn verschillende partijen betrokken, zoals aanvragers, referenten, beoordelingscommissie, een secretaris, het gebiedsbestuur en soms het Algemeen Bestuur. Beoordelingsprocedures kunnen per subsidie-instrument verschillen. Hoewel de uitvoerend secretarissen het gehele beoordelingsproces nauwkeurig begeleiden, kan het voorkomen, dat er iets in het beoordelingstraject niet goed gegaan is. Wanneer een aanvrager meent benadeeld te zijn, wordt de wettelijke mogelijkheid geboden tot het indienen van een bezwaar- of beroepschrift. Binnen NWO geldt de bezwaarschriftprocedure als een adequate methode om fouten te corrigeren of om principiële procedurele kwesties aan te vechten.
Een bezwaarschrift richt zich primair op de zuiverheid waarmee een beoordelingsprocedure is uitgevoerd: zijn er stappen vergeten, zijn de termijnen niet aangehouden, zijn er te weinig referenten benaderd, wijkt de commissie ongemotiveerd te ver af van het oordeel van de referenten, etc. Hoewel soms de scheidslijn tussen strikt formele problemen en puur inhoudelijke kwesties niet altijd eenvoudig is aan te geven, is de bezwaarschriftprocedure niet van toepassing op die laatste categorie. Door een voorstel in te dienen conformeert ook de aanvrager zich immers aan de spelregels; deze accepteert dat een beoordelingscommissie uiteindelijk het laatste woord spreekt, ook al is de uitkomst niet de door de aanvrager gewenste.
Omdat de aanvrager met het indienen van een bezwaarschrift een zwaar instrument in gang zet, doet deze er verstandig aan om eerst contact op te nemen met de secretaris van de subsidieronde, om zijn bezwaar voor te leggen en om een nadere toelichting op de gevolgde procedure of op de uitslag te krijgen. Wanneer de aanvrager hierna alsnog een bezwaarschrift wil indienen, kan dat binnen zes weken na de formele brief waarin de uitslag van de subsidieronde is meegedeeld. Daarin moet hij zijn bezwaren met redenen omkleed uiteenzetten en aangeven wat precies zijn bezwaar is.
Het Gebiedsbestuur Geesteswetenschappen, namens wie de beoordelingscommissie haar werk heeft gedaan, schrijft een weerwoord op het bezwaarschrift. Vervolgens dient de aanvrager te verschijnen voor de onafhankelijke commissie Beroep- en Bezwaarschriften (commissie B&B). De commissie B&B zal op basis van het complete dossier (aanvraag, adviezen, weerwoord, eventueel gespreksverslag, bezwaarschrift, reactie van het gebiedsbestuur en eventuele andere relevante stukken) en door middel van het stellen van vragen proberen inzicht te krijgen in het bezwaar van de aanvrager. Het standpunt van het gebiedsbestuur en de beoordelingscommissie wordt in die zitting toegelicht door de secretaris, die verantwoordelijk was voor de subsidieronde waarin het voorstel is behandeld.
Na de zitting brengt de commissie B&B een advies uit aan het Algemeen Bestuur van NWO. Wanneer het bezwaar ongegrond wordt verklaard en het Algemeen Bestuur het advies overneemt, is de procedure voor NWO ten einde. Voor de aanvrager rest dan eventueel de gang naar de rechtbank. Zowel de betrokkene als het gebiedsbestuur worden geïnformeerd over de uitkomst. Indien de commissie B&B een bezwaarschrift gegrond verklaart en het Algemeen Bestuur haar advies overneemt, zal dat bestuur vervolgens het gebiedsbestuur verzoeken om uitvoering aan dat advies te geven. Een advies kan luiden dat de afwijzing nauwkeuriger moet worden gemotiveerd of dat de prioriteringsplaats van een voorstel moet worden herzien, wat niet persé hoeft te leiden tot honorering van de aanvraag.
