Waartoe dient een weerwoord of een interview?
Voor vrijwel alle subsidie-instrumenten geldt, dat een ingediend onderzoeksvoorstel wordt voorgelegd aan externe beoordelaars. Aan de hand van een gestructureerde vragenlijst geven zij hun oordeel over de aanvraag. De indiener van de aanvraag ontvangt vervolgens deze beoordelingsrapporten en heeft de mogelijkheid om schriftelijk te reageren op de kanttekeningen van de referenten. Die reactie dient te bestaan uit een zo overtuigend mogelijke weerlegging van de kritiek van de adviseurs, dan wel uit een nadere toelichting op die punten in het voorstel, die naar het oordeel van de adviseurs verdere uitleg behoeven. Zo nodig kan de aanvrager in de repliek ingaan op de kwaliteit van de adviezen, of deze plaatsen in een wetenschappelijke en of institutionele context. Dat kan zinvol zijn, wanneer hij of zij de indruk heeft dat de geventileerde kritiek te verklaren valt vanuit een andere visie op de te onderzoeken problematiek of misschien zelfs vanuit het feit dat een referent afkomstig is uit een andere 'school'.
Sommige aanvragers onderschatten het belang van het weerwoord. Ook wanneer er positieve adviezen op tafel liggen, verdient het altijd aanbeveling om een reactie te geven, al is het maar om de door de referenten positief gewaardeerde punten te onderstrepen.
Het schriftelijk weerwoord moet beknopt en zakelijk zijn. Het is dus niet de bedoeling dat het weerwoord wordt aangegrepen om een herschreven versie van de aanvraag in te dienen. Een al te uitvoerig weerwoord kan bovendien de indruk van een zwak voorstel wekken, omdat er nog veel vragen in het voorstel onbeantwoord zijn gebleven.
Een aantal beoordelingsprocedures voorziet – behalve in een weerwoord – in de mogelijkheid om aanvragers uit te nodigen voor een interview. In dat gesprek kan de commissie kwesties aan de orde te stellen die door de referenten zijn aangedragen, maar waarop in het weerwoord niet of onvoldoende is ingegaan.
Daarnaast kan de commissie vragen die zij zelf van belang vindt, voorleggen aan de kandidaat, ook al zijn die door de referenten niet gesteld. Anderzijds biedt het gesprek de aanvrager de mogelijkheid om zich optimaal te presenteren. Wanneer een mondelinge inleiding op het voorstel is voorzien, is het zaak om die binnen de gestelde tijd af te ronden. Bij een dergelijke presentatie gaat het er immers om dat de commissie in de eigen woorden van de kandidaat te horen krijgt wat de hoofdlijnen van het onderzoeksvoorstel zijn. Het gebruik van ondersteunende media (van hand-out tot powerpoint-presentatie) kan daarbij goede diensten bewijzen. In het gesprek dat volgt, kan de indiener van een aanvraag vermeende misverstanden bij de commissie wegnemen, bepaalde aspecten van het voorgestelde onderzoek, zoals de innovativiteit ervan, benadrukken of expliciet aangeven waarom een bepaald kritiekpunt van een referent geen hout snijdt. Belangrijk bij dit alles is, dat rekening wordt gehouden met het feit dat de beoordelingscommissie breed is samengesteld en over het algemeen hoogstens één expert bevat op het terrein van het voorgestelde onderzoek. Aangezien de uiteindelijke beoordeling de uitkomst is van de beraadslagingen van de commissie als geheel, moeten zowel de presentatie als de beantwoording van de vragen voor alle leden te volgen zijn. Dat vraagt van de indiener een specifieke kwaliteit, namelijk de vaardigheid om helder uiteen te kunnen zetten waarmee hij of zij zich bezig wil gaan houden, zonder veel concessies te doen aan de complexiteit van het onderzoek.
