Workshop Knowledge Sharing Under Distributed Circumstances

Congres Communications and Technology 2003
te Amsterdam, 19 september 2003

Aan het begin van de 21ste eeuw leven we in een kenniseconomie. Maar welke gevolgen dat heeft voor bedrijven en hun werknemers is nog lang niet duidelijk. Welke vaardigheden zijn belangrijk voor kenniswerkers? En hoe gedragen zij zich eigenlijk, hoe gaan ze met kennis om? Wanneer zijn ze bereid om kennis te leveren of aan te nemen? En wat is de invloed van communicatietechnologie op kennisdelen? Een drietal promovendi doet hier, gefinancierd door NWO-MES, op dit moment onderzoek naar.

Kennisdelen in de praktijk

Deze onderzoekers beseffen dat zij eerst naar de praktijk moeten kijken om de theorie verder te kunnen ontwikkelen. Om uit te vinden hoe kennisdelen in de 21ste eeuw in zijn werk gaat, gaan zij daarom eerst aan kennisdelers zelf vragen wat zij onder bijvoorbeeld virtuele teams, kennis en ideale omstandigheden voor kennisdelen verstaan. De antwoorden die zij hierbij krijgen zullen verder strekken dan het netjes bijhouden van de database en de gesprekjes bij de koffieautomaat.

In een workshop tijdens de internationale conferentie ?Communities & Technologies? in Amsterdam wisselden de onderzoekers van gedachten met collega?s uit het buitenland over dit thema van ?knowledge sharing under distributed circumstances?.

Kennisdelen en communicatietechnologie

Pernill van der Rijt (ASCoR - Amsterdam School for Communications Research, Universiteit van Amsterdam) vraagt zich af hoe het gebruik van communicatietechnologie van invloed is op het delen van kennis. Uit haar literatuurstudie blijkt dat niet alleen het gebrek aan kennis (of juist het bezit ervan) bepaalt of men kennis deelt. Het is ook de onzekerheid over hoe anderen zullen reageren op het vragen om kennis, of hoe zij zullen omgaan met de aangedragen kennis, die bepaalt of mensen willen kennisdelen. Communicatie via computernetwerken, intranet of internet bijvoorbeeld, kan deze onzekerheid van kennisdelers verminderen, als zij zich onderdeel voelen van het virtuele team dat de kennis deelt. Dat komt omdat in zo'n 'online community' het groepsgevoel vaak dominant is en groepsleden elkaar niet zo sterk als individu zien. Het komende jaar ondervraagt van der Rijt een reeks van werknemers van grote Nederlandse bedrijven en organisaties om haar bevindingen uit de literatuur te staven.

Opvattingen over kennisdelen

Marieke Wenneker (NICoR - Nijmegen Institute for Communications Research, Universiteit Nijmegen) werkt samen met van der Rijt aan de vragenlijsten en interviews over kennisdelen. Wenneker is met name op zoek naar de wijze waarop kennis gedeeld wordt, en de rol die informatie- en communicatietechnologieën daarin spelen. Zij ontdekte tijdens haar eerste interviews in twee organisaties al zeer uiteenlopende opvattingen over kennisdelen binnen teams. Over individuele kennis is iedereen het nog wel eens. Die verwerf je door studie of ervaring en is een persoonlijke kwaliteit. Maar wat is teamkennis? Vele kennisintensieve bedrijven en organisaties zien teams als het fundament waar zij op leunen. Zij hebben de mond vol van 'zelflerende teams', maar hoe leren die teams eigenlijk, hoe delen zij kennis? Teams zijn in de mode, met als gevolg dat zeer uiteenlopende groepen teams genoemd worden: van groot tot klein, van ad hoc samenstelling tot jarenlange samenwerking, van projectteams tot managementteams en ga zo maar door. In de meeste teams ziet men kennis nog steeds als iets wat vooral individuen bezitten, en niet zozeer het team als geheel. Als iemand met veel kennis vertrekt verliest het team dus ook veel kennis. Dat is nou precies wat een goede manager probeert te voorkomen. Niet alleen een of enkele individuen, ook het team moet kennis bezitten. Hoe teams daar in slagen, of juist falen, is onderwerp van een volgende reeks interviews van Wenneker.

Coördinatie van virtuele teams

Joris de Rooij (Technische Universiteit Delft) introduceerde zijn in de zomer van 2003 begonnen onderzoek. Hij is vooral geïnteresseerd in hoe virtuele teams gecoördineerd worden. Theorieën met betrekking tot management en coördinatie van teams zijn tot op heden ontwikkeld aan de hand van traditionele teams.

Wat het coördineren van virtuele teams anders maakt dan coördinatie van traditionele teams is het aantal grenzen tussen teamleden dat moet worden overbrugd. Deze grenzen zijn bijvoorbeeld grenzen tussen organisaties, landen of zelfs continenten. Met het groter worden van de geografische afstand tussen teamleden ontstaan nieuwe barrières zoals tijd (synchroon werken versus asynchroon werken) en verschillen in kennis en culturele achtergrond van teamleden. Tenslotte speelt technologie een belangrijke rol in het werken op (grote) afstand. Het communiceren en werken op afstand door middel van e-mail, chat en 'groupware' stelt nieuwe eisen aan de technologische kennis van individuen.

Een belangrijke component van virtuele teams is de mate waarin deze virtueel zijn. Hoewel in de literatuur behoorlijke consensus bestaat over variabelen die een bijdrage leveren aan virtualiteit, is er tot op heden geen instrument ontwikkeld, dat de mate van virtualiteit van teams valide en betrouwbaar in kaart kan brengen. Het ontwikkelen van zo'n instrument staat centraal in het onderzoek van de Rooij. De mate van virtualiteit wordt in dit onderzoek gekoppeld aan coördinatiemechanismen, waarna gekeken wordt of deze beide variabelen invloed hebben op de resultaten van teams.

Chatten en gamen

Naast de drie NWO onderzoekers presenteerden nog 12 onderzoekers, van over de hele wereld, een paper. Een van hen was Paul van Fenema, van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Hij betoogde dat de komende jaren steeds meer jonge mensen op de arbeidsmarkt komen die veel ervaring hebben met het vertoeven in virtuele omgevingen en het samenwerken in virtuele groepen. De tijd die jongeren nu doorbrengen met chatten en online gamen maakt dat zij het volstrekt normaal vinden om een belangrijk deel van de dag in een virtuele omgeving te verblijven. En de aard van die chat en game omgevingen schept bij hen verwachtingen omtrent de virtuele werkplekken van de toekomst. Onderzoek van anderen liet bijvoorbeeld zien dat de introductie van Instant Messaging op de werkplek direct grote invloed op het communicatiegedrag en kennisdelen heeft.

Informatie

U kunt all e papers van deze workshop downloaden. Hierin ontbreekt de paper van Wenneker, deze kunt u apart downl oaden.

Nadere informatie is ook te verkrijgen bij Dr. R.M. Verburg: r.verburg@tbm.tudelft.nl.

Hier vindt u meer informatie over de internationale conferentie 'Communities and Technology 2003'.