Bezwaar aantekenen – wanneer, bij wie, en hoe

Stel, u wilt subsidie aanvragen bij NWO. Waar dan te beginnen? Wat moet u doen, wie bepaalt of uw aanvraag wordt gehonoreerd, wanneer weet u of u tot de gelukkigen behoort en wat kunt u doen als u het er niet mee eens bent? Jaarlijks ontvangt NWO zo’n 4000 subsidieaanvragen waarvan ongeveer 20 à 25 procent wordt gehonoreerd.

NWO beoordeelt jaarlijks duizenden subsidieaanvragen en wil dit zo goed mogelijk doen. Dat wil zeggen: objectief, inzichtelijk, helder en rechtvaardig. Daarom heeft NWO haar werkwijze vastgelegd in procedures die voor iedereen openbaar zijn en die bij aanvang van een subsidieronde bekend zijn.

Bij een subsidieaanvraag zijn verschillende partijen betrokken zoals aanvrager, referenten, beoordelingscommissie, secretaris, gebiedsbestuur en soms het algemeen bestuur. Hoewel NWO-medewerkers het hele beoordelingsproces nauwkeurig begeleiden, kan het voorkomen dat er iets niet goed gaat.

Wanneer een aanvrager meent benadeeld te zijn, kan hij/zij een beroep- of bezwaarschrift indienen. Deze mogelijkheid kan aan het licht brengen dat de regels niet goed gevolgd of verkeerd toegepast zijn. Zowel de aanvrager als NWO kunnen hier hun voordeel mee doen.

Bij wie kun je terecht?

Een aanvrager die het niet eens is met het besluit op een subsidieaanvraag kan binnen zes weken na ontvangst daarvan een bezwaar indienen bij het algemeen bestuur van NWO. NWO heeft hiervoor een onafhankelijke adviescommissie ingesteld, de Commissie Beroep- en Bezwaarschriften. De brief wordt doorgestuurd naar de afdeling Juridische Zaken van NWO die een ondersteunende rol heeft en het secretariaat voert. Binnen een week krijgt de indiener een ontvangstbevestiging.

Waartegen kunt u bezwaar maken?

Een subsidieaanvraag doorloopt verschillende fasen voordat de onderzoeker te horen krijgt of zijn aanvraag wordt gehonoreerd. In elke fase van die procedure kan er iets misgaan. Zo kan er slechts één referentenrapport voorliggen, kan de aanvrager niet voor een (gepland) interview zijn uitgenodigd, kan de commissie ongemotiveerd zijn afgeweken van het referentenoordeel en dergelijke. Een beroep- of bezwaarschrift kan pas worden ingediend als de procedure ten einde is en het subsidiebesluit er ligt. De indiener moet zijn bezwaar met reden(en) omkleden. De afdeling Juridische Zaken toetst de ontvankelijkheid van het beroep- of bezwaarschrift. Als de brief te laat is ingediend of er worden geen gronden gegeven, dan wordt deze 'niet ontvankelijk' verklaard.

Wie beoordeelt het beroep of bezwaar?

Voor de beoordeling heeft NWO een onafhankelijke commissie ingesteld, de Commissie Beroepen Bezwaarschriften. Deze bestaat uit tien leden en twee voorzitters, die niet verbonden zijn aan NWO en die – roulerend – een aantal zittingen per jaar bijwonen. De leden van de commissie zijn hoogleraren uit verschillende vakgebieden die door het algemeen bestuur zijn aangesteld voor een termijn van drie jaar. De hoorzitting wordt gehouden door een delegatie van de commissie: twee leden en een voorzitter met kennis van het bestuursrecht, vaak een jurist. De commissie adviseert het algemeen bestuur van NWO over het besluit op het beroep- of bezwaarschrift.

Hoe bereidt de commissie zich voor?

Als het beroep- of bezwaarschrift ontvankelijk is, dan wordt het in principe behandeld door de commissie en komt er een hoorzitting. Ter voorbereiding wordt door het secretariaat van de commissie een dossier gemaakt van alle stukken die op de zaak betrekking hebben. Het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen, wordt gevraagd een verweerschrift op te stellen. In de regel wordt dit gedaan door een medewerker van NWO die de subsidieronde heeft begeleid. De leden van de commissie en de indiener krijgen uiterlijk één week voor de zitting de beschikking over dat dossier, waarin opgenomen: de subsidieaanvraag, de referentenrapporten, de gevoerde correspondentie, het weerwoord van de aanvrager, het verslag/advies van de beoordelingscommissie, het bezwaarschrift en de reactie van het (gebieds)bestuur.

Wat gebeurt er tijdens een hoorzitting?

Tijdens de hoorzitting kan de indiener zijn bezwaar toelichten en de NWO-medewerker die de subsidieronde heeft begeleid mag reageren. De commissie krijgt vervolgens de gelegenheid vragen te stellen. De bijeenkomst duurt ongeveer een half uur. Na de zitting beraadt de commissie zich in een besloten bijeenkomst en wordt overwogen of het bezwaar gegrond of ongegrond dient te worden verklaard en wat daarvan de gevolgen zouden moeten zijn voor het bestreden besluit. Dit gemotiveerde advies aan het algemeen bestuur wordt op schrift gesteld. Ook van de hoorzitting wordt een schriftelijk verslag gemaakt dat door de commissie wordt vastgesteld.

Wat gebeurt daarna?

Het advies van de commissie wordt met het verslag van de hoorzitting naar het algemeen bestuur gestuurd dat binnen zes weken na de hoorzitting een beslissing neemt. De indiener ontvangt deze stukken ook, samen met het besluit. Het algemeen bestuur kan afwijken van het advies van de commissie, maar doet dit zelden. Het algemeen bestuur kan het bezwaar of beroep ongegrond of gegrond verklaren. In het laatste geval is meestal een heroverweging nodig en kan het algemeen bestuur terugverwijzen naar het gebied met het verzoek de procedure (deels) over te doen. Dit leidt niet altijd tot een andere uitkomst op het subsidiebesluit. De indiener kan tegen het besluit in beroep gaan bij de rechtbank, waarna nog beroep openstaat bij de Raad van State. In 2008 kwamen er dertig bezwaarschriften bij NWO binnen. Dit op een totaal van ruim 4000 aanvragen, waarvan er 1300 werden toegekend. Van die bezwaarschriften zijn er vijf gegrond verklaard. Jaarlijks krijgen gemiddeld één à twee bezwaarmakers alsnog subsidie.