Het besluit, het eindoordeel en hoe u hiervan hoort

Stel, u wilt subsidie aanvragen bij NWO. Waar dan te beginnen? Wat moet u doen, wie bepaalt of uw aanvraag wordt gehonoreerd, wanneer weet u of u tot de gelukkigen behoort en wat kunt u doen als u het er niet mee eens bent? Jaarlijks ontvangt NWO zo’n 4000 subsidieaanvragen waarvan ongeveer 20 à 25 procent wordt gehonoreerd.

Hoe wordt het besluit genomen?

Het besluit wordt genomen door een bestuur van NWO – algemeen bestuur of gebiedsbestuur – of een ander orgaan dat daartoe bevoegd is. Dit bestuur ofwel besluitnemend orgaan heeft de bevoegdheid om financiële middelen toe te kennen voor het desbetreffende onderzoeksprogramma van NWO.

Het bestuur neemt het besluit over de subsidieaanvragen op basis van het advies van de beoordelingscommissie. Het bestuur toetst eerst of de beoordelingscommissie haar werk goed gedaan heeft en neemt vervolgens een beslissing. In de meeste gevallen neemt het bestuur het advies over, maar het kan daarvan afwijken. Als dat gebeurt, dan dient dit met argumenten onderbouwd te zijn. In een besluitnemend orgaan hebben andere leden zitting dan in de beoordelingscommissie die het advies opstelt. Leden van besluitnemende organen mogen ook niet deelnemen aan de besluitvorming over een subsidieronde als ze zelf aanvrager of medeaanvrager zijn. De code belangenverstrengeling van NWO (zie www.nwo.nl/gedragscode) is dus ook van toepassing op het bestuur. NWO heeft de rollen van het adviserend en besluitnemend orgaan bewust van elkaar gescheiden, om de subsidieprocedure zo objectief en transparant mogelijk te maken.

Hoe gaat dit in zijn werk?

Het (gebieds-/algemeen) bestuur agendeert de besluitvorming over het subsidie-instrument als vergaderpunt van zijn reguliere bestuursvergadering. De betrokken beleidsmedewerker van NWO is in de regel bij deze vergadering aanwezig en kan, waar nodig, een toelichting geven bij vragen over de gevolgde procedure. De leden van het bestuur kunnen (vooraf) beschikken over alle benodigde informatie, zoals de aanvragen, de referentenrapporten en weerwoord, de beschrijving van de selectieprocedure, de commissiesamenstelling, de toetsing van de code belangenverstrengeling, de interviews en dergelijke. Tijdens de vergadering wordt het werk van de beoordelingscommissie niet herhaald, maar toetst het bestuur haar werkwijze. Nagelopen wordt of de beoordelingscommissie heeft gewerkt volgens de vastgestelde procedure en criteria. Het besluitnemend orgaan beslist vervolgens over het voorliggende advies. Ook wordt stilgestaan bij eventuele suggesties van de commissie om de procedure te verbeteren. Daarnaast kan het besluitnemend orgaan zelf ook dergelijke adviezen geven. Het NWO-bureau neemt deze aanbevelingen mee in de voorbereiding van een volgende selectieprocedure.

Hoe wordt de aanvrager op de hoogte gesteld?

Vervolgens stelt de beleidsmedewerker van het subsidie-instrument de toekennings- en afwijzingsbrieven op. De controller van NWO toetst of deze brieven overeenkomen met het besluit van het bestuur. Het – zorgvuldig – opstellen van de brieven kost vaak enige tijd. Om aanvragers zo snel mogelijk te informeren, worden zij meestal direct na het besluit met een mail of telefonisch door NWO op de hoogte gesteld.

Wat staat er in de toekennings- of afwijzingsbrief?

In de brief staat beargumenteerd beschreven wat het besluit is. In het geval van toekenning staat ook vermeld om welk subsidiebedrag het gaat en welke voorwaarden gesteld worden aan de subsidie. Soms moet de aanvrager nog een aangepaste begroting of bestedingsplan maken. In de afwijzingsbrief staat naast een onderbouwing van de afwijzing vaak ook vermeld hoe groot/klein de honoreringskans voor de desbetreffende subsidie was en andere relevante statistische informatie. De brieven dienen de aanvrager goed en zorgvuldig te informeren over een positieve of negatieve beslissing.

Is er een ceremonie rondom de uitreiking?

In sommige gevallen wel. Dat gebeurt met name bij persoonsgerichte subsidievormen die speciale aandacht krijgen, bijvoorbeeld in het beleid van de minister van OCW. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Spinozapremie, de belangrijkste wetenschappelijke premie van Nederland, of Mozaïek, gericht op allochtone wetenschappers die willen promoveren, en Toptalent, dat is bedoeld voor zeer getalenteerde studenten.

Wat gebeurt er na ontvangst van de brief?

De ontvanger moet soms nog aanvullende informatie aanleveren. Als deze informatie binnen is, begint NWO met de uitbetaling van de toegekende subsidie, meestal in jaarlijkse delen.

Gedurende de subsidieperiode zijn er meerdere contactmomenten tussen de onderzoeker en medewerkers van het bureau van NWO. Het projectadministratiesysteem van NWO bevat informatie over het project en geeft aan wanneer bijvoorbeeld een voortgangsrapportage moet worden ingeleverd.

Als de aanvrager zich niet kan vinden in het besluit van NWO, heeft deze het recht binnen zes weken na ontvangst van de afwijzingsbrief in beroep te gaan tegen de beslissing van het besluitnemend orgaan.