Een subsidieaanvraag indienen en de administratieve registratie

Stel, u wilt subsidie aanvragen bij NWO. Waar dan te beginnen? Wat moet u doen, wie bepaalt of uw aanvraag wordt gehonoreerd, wanneer weet u of u tot de gelukkigen behoort en wat kunt u doen als u het er niet mee eens bent? Jaarlijks ontvangt NWO zo’n 4000 subsidieaanvragen waarvan ongeveer 20 à 25 procent wordt gehonoreerd.

Wat kan ik bij NWO aanvragen?

NWO kent verschillende subsidievormen, bijvoorbeeld subsidies binnen de (thema)programma's gericht op vooraf bepaalde wetenschappelijke deelgebieden, de persoonsgebonden subsidies en de vrije competitie waarbij in beide gevallen onderzoekers hun onderwerp zelf bepalen, subsidies voor het leggen van internationale contacten of uitwisseling, voor de aanschaf van apparatuur of het gebruik van grote onderzoeksfaciliteiten in binnen- of buitenland. Binnen de verschillende subsidievormen zijn meerdere instrumenten ontwikkeld. Een wetenschapper kan aanvragen indienen bij meerdere subsidie-instrumenten. Soms is het ook mogelijk om binnen één subsidie-instrument meer aanvragen in te dienen.

Waar vind ik informatie?

Onderzoekers die willen aanvragen bij NWO – in de regel wetenschappers verbonden aan een Nederlandse onderzoeksinstelling, maar dit kan per subsidie verschillen – gaan doorgaans zelf op zoek naar openstaande subsidies. Er bestaan verschillende manieren om informatie te krijgen over de subsidiemogelijkheden bij NWO. Bijvoorbeeld via de nieuwsbrief van een NWO-gebied waarin oproepen voor subsidies staan, via een beleidsmedewerker van de universiteit of via de website van NWO. Uiteindelijk komt iedereen die bij NWO een voorstel wil indienen, terecht op de website van NWO, en wel op de Subsidiewijzer: www.nwo.nl/subsidiewijzer.

Subsidiewijzer: alle wegen leiden naar Rome

In de Subsidiewijzer kan een onderzoeker via verschillende ingangen zoeken naar openstaande subsidies: alfabetisch, per wetenschapsgebied, of per subsidievorm. Bij elk subsidieinstrument staat duidelijk aangegeven aan welke voorwaarden een onderzoeker moet voldoen om ervoor in aanmerking te komen. In de digitale brochure van het desbetreffende instrument vindt u alle benodigde informatie voor het doen van aanvragen, de procedure, de do's en don'ts en het tijdpad.

Wat doe ik als ik een subsidie gevonden heb?

Als u meent voor een subsidie in aanmerking te komen, kunt u een elektronische aanvraag indienen via Iris, het elektronisch aanvraagsysteem van NWO. Om dat te kunnen doen, heeft u eerst een toegangscode nodig, die u – ook weer elektronisch – kunt aanvragen. Binnen een uur krijgt u een wachtwoord per e-mail toegestuurd waarmee u kunt inloggen in Iris.

Onderzoekers kunnen – ook zonder meteen een aanvraag te willen doen – nu al zo'n toegangscode aanvragen. Deze blijft geldig.

Hoe stuur ik een aanvraag naar NWO?

Meestal is een aanvraagformulier beschikbaar via Iris. Dit digitale aanvraagformulier kunt u downloaden en offline invullen, in een tekstverwerkingsprogramma zoals Word. Omdat NWO voor de beoordeling vaak gebruikmaakt van buitenlandse referenten, moet de aanvraag in het Engels worden geschreven.

Als de aanvraag klaar is, moet deze eerst worden omgezet in een pdf-bestand voordat hij kan worden verzonden. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat de aanvraag in de door de onderzoeker gekozen opmaak door NWO wordt ontvangen. Instructies daarvoor staan aangegeven in Iris.

NWO vraagt ook een aantal algemene gegevens die u kunt invullen op een apart webformulier. Deze worden opgeslagen en bewaard in het projectadministratiesysteem. Als u de aanvraag heeft verstuurd, krijgt u per e-mail bevestiging van ontvangst.

Als er veel aanvragen worden verwacht, maakt NWO gebruik van het systeem van vooraanmelding. Dit om te voorkomen dat veel onderzoekers tijd besteden aan het opstellen van een volledige aanvraag terwijl de kans op honorering zeer beperkt is. De onderzoeker vult dan eerst een beknopte aanvraag in, op basis waarvan NWO adviseert deze al dan niet uit te werken. Een beperkte groep onderzoekers dient deze volledige – en meer uitgebreide – aanvraag vervolgens in.

Administratieve verwerking

Na ontvangst van de aanvraag, neemt NWO deze op in haar projectadministratiesysteem.

Ontvankelijkheidstoets

Dit is de eerste stap in de behandeling van een aanvraag. Beleidsmedewerkers van NWO beoordelen of de aanvraag in algemene zin voldoet aan de eisen die daaraan zijn gesteld, via de ontvankelijkheidstoets. De criteria hiervoor staan vermeld in de brochure. Onderzoekers krijgen in de regel binnen twee weken te horen of hun aanvraag ontvankelijk is.

NWO gaat strikt om met de deadline. Maar in het geval van een technische storing of een duidelijk misverstand bestaat de mogelijkheid om in overleg met NWO binnen een dag of twee de gegevens aan te passen.

Bij een aantal subsidie-instrumenten kan de onderzoeker met zijn persoonlijke inlogcode van Iris bijhouden wat de status van de aanvraag is: is deze al verwerkt, wanneer wordt deze beoordeeld en wanneer kan het besluit over de aanvraag worden verwacht?

Is de ontvankelijkheidstoets doorstaan, dan volgt de inhoudelijke beoordeling en weging van de aanvraag: is het onderzoeksvoorstel goed genoeg?