Aanvang van een project

Wat is een bench fee?
Projecten, waarop een aio of postdoc zit, ontvangen standaard een onkostenvergoeding, een bench fee (€ 5000 voor toekenningen na 01-07-2004 of € 4.538 voor toekenningen voor 01-07-2004)). De bench fee is bestemd voor de projectuitvoerder, maar wordt ter beschikking gesteld aan de projectleider. De bench fee kan naar eigen inzicht van de projectleider en projectuitvoerder worden aangewend. Zij hebben dus (wat NWO betreft) de vrijheid om te besluiten de bench fee te gebruiken voor (buitenlandse) reizen of voor de aanschaf van een laptop voor het onderzoek. Een tegemoetkoming in de drukkosten van een proefschrift voor de promovendus is ook in de bench fee opgenomen.

Wat is de procedure voor de personele aanstelling op een project?
Nadat een subsidiebesluit is ontvangen, kan worden gestart om een uitvoerder voor het project te vinden. Zodra er iemand is gevonden, worden de volgende stappen genomen:

  • Er wordt een Personeels Informatie Formulier (PIF) ingevuld door de universiteit.
  • Het PIF wordt ondertekend, en samen met een CV van de kandidaat naar NWO gestuurd.
  • Op basis van het PIF geeft NWO toestemming voor de aanstelling van de kandidaat.
  • Samen met de brief waarin de toestemming wordt verleend, wordt een financieringsschema, waarin staat aangegeven welke bedragen NWO in elk van de termijnen zal overmaken, verstuurd.
  • Nadat de toestemming verleend is, kan de kandidaat worden aangesteld.
  • Het financieringsschema moet door de projectleider en de financiële beheerder worden ondertekend.
  • Nadat het ondertekende financieringsschema is ontvangen, wordt (in principe) binnen een maand na het begin van de aanstelling de eerste tranche van de NWO-subsidie naar de universiteit overgemaakt.

Wie is verantwoordelijk voor de aanstelling van een uitvoerder?
De universiteit of instituut waar de uitvoerder komt te werken is verantwoordelijk voor de aanstelling. De uitvoerder is dus een werknemer van deze instelling. De CAO en alle andere regelingen van de universiteit gelden ook onverkort voor medewerkers die op NWO projecten werken.

Hoe wordt de inschaling van een uitvoerder vastgesteld?
Dit is gekoppeld aan de regeling van de instelling zelf en de CAO. NWO en VSNU hebben een overeenkomst afgesloten waarin de bijdragen, die door NWO worden gegeven, zijn vastgesteld. Deze overeenkomst is hier te vinden.

"Waar kan ik een Personeels Informatie Formulier (PIF) vinden?
De meest recente versie van een PIF is te vinden onder projectformulieren op de EW website. Voor de Vernieuwingsimpuls moet een afwijkende PIF worden ingevuld.

Kan een aio worden aangenomen in plaats van een postdoc, of omgekeerd?
Ja, het is mogelijk om een postdoc aan te nemen in plaats van een aio. De regel hierbij is dat er eerst aantoonbaar is gezocht naar een aio. Als hiervoor geen geschikte kandidaat kan worden gevonden en zich wel een goede kandidaat aandient voor een postdoc-plaats, is het mogelijk een postdoc aan te nemen.

Dit moet wel in overleg gebeuren met NWO. De voorwaarden hiervoor zijn:

  • de activiteiten van de postdoc passen binnen het gehonoreerde onderzoeksvoorstel
  • de wijziging moet binnen het toegekende subsidiebedrag blijven, een eventuele overschrijding dient door de instelling zelf te worden gedragen

Binnen welke termijn moeten uitvoerders op een project zijn gestart?
De eerste uitvoerder moet in principe binnen negen maanden na toekenning zijn gestart op een project. Voor sommige programma’s gelden kortere termijnen, afhankelijk van de criteria die in de call zijn gesteld. Indien dit niet lukt, kan eventueel in overleg met NWO uitstel worden verleend. Lukt het niet om binnen redelijke termijn een uitvoerder te vinden, dan valt het geld terug aan NWO.

De volgende uitvoerders starten volgens het schema van het projectplan, zoals dat is ingediend bij de aanvraag. Als hiervan wordt afgeweken, dient NWO op de hoogte te worden gesteld.

Kan een uitvoerder worden gedetacheerd bij een andere organisatie?
Dit is mogelijk, mits de uitvoering van het onderzoeksplan is gewaarborgd. De subsidie wordt uitbetaald aan de universiteit waaraan de subsidie is toegekend. Meestal wordt voor een detacheringconstructie gekozen: uitvoerder is aangesteld bij universiteit X en wordt gedetacheerd bij onderzoeksinstelling/bedrijf Y. De eventuele extra kosten die uit deze constructie voortkomen, zijn voor rekening van de universiteit. Onderzoeksinstelling/bedrijf Y kan zich ook in het buitenland bevinden. Dit maakt het mogelijk om met een buitenlandse partnerinstelling een aanvraag bij NWO in te dienen. Bij honorering gaat de subsidie naar de Nederlandse universiteit, maar een uitvoerder kan (meer of minder) permanent bij de buitenlandse instelling zijn werk doen.

Is een deeltijd aanstelling mogelijk?
Ja, een afwijking op de standaard werkweek van 38 uur is mogelijk. Voor aio’s geldt een minimum aanstelling van tachtig procent om te voorkomen dat een promotie onderzoek onnodig lang gaat duren. Deze beperking is niet gesteld aan de andere onderzoeksposities. Het kan wel zijn dat er binnen een programma voorwaarden worden gesteld aan de minimum omvang van een aanstelling. In alle gevallen moet toestemming worden gevraagd bij NWO.

Is een driejarige aio mogelijk?
Een driejarige aio is mogelijk. Indien het eerste jaar van een aio-aanstelling onderdeel is van een onderzoeksmaster, betaalt NWO alleen de laatste drie jaar.

Hoe zit het met de aanstelling van technisch personeel?
De aanstelling van technisch personeel loopt parallel met de uitvoerders. Op een project kan niet alleen technisch personeel werken.

Worden de kosten voor de werving van personeel vergoed?
Nee, deze kosten komen voor rekening van de universiteit. De uitvoerder wordt een medewerker van de universiteit en wordt daarom ook geworven door de universiteit.

Is het mogelijk een voorschot te krijgen op het materiële budget?
Bij de start van het project wordt direct tachtig procent van het materiële budget uitbetaald. De laatste twintig procent wordt uitgekeerd nadat de afrekening is ontvangen en goedgekeurd door NWO.