De beoordeling van een aanvraag

Hoe lang duurt een aanvraagprocedure?
In het algemeen valt ongeveer een half jaar na de deadline van indiening een definitief besluit over de toekenningen en afwijzingen.

Welke terugkoppelmomenten zijn er?

  • Ontvangstbevestiging
  • Ontvankelijkheid of eventuele terugplaatsing in Iris
  • In geval van vooraanmelding, advies over het al dan niet uitwerken van de vooraanmelding
  • Weerwoord
  • Toekenning/afwijzing

Waar is de status van mijn aanvraag te vinden?
In Iris is terug te vinden wat het stadium is waarin de procedure zich bevindt. De volgende stadia zijn mogelijk:

  • Aanvraag is ontvangen en geregistreerd
  • Aanvraag is ter beoordeling voorgelegd aan referenten
  • Aanvraag wordt beoordeeld en geprioriteerd door de commissie
  • Besluit over subsidietoekenning

Wie beoordeelt de aanvraag?
Onafhankelijke referenten, gemiddeld twee tot vier, zijn de eerste die het voorstel inhoudelijk beoordelen. De beoordelingscommissie maakt een prioritering van alle voorstellen en adviseert (meestal) het Gebiedsbestuur, die de werkelijke honoreringen toekent.

Hoe worden referenten geselecteerd?
De beoordeling van individuele onderzoeksvoorstellen vindt bij NWO plaats door experts op het terrein van de aanvraag.

Voor de selectie van mogelijke referenten staan de beleidsmedewerker verschillende instrumenten ter beschikking:

  • de eigen kennis van het onderzoeksveld
  • informatie in de aanvraag zelf, zoals de literatuurverwijzingen
  • referenten die eerder zijn aangeschreven voor aanvragen op een vergelijkbaar onderwerp
  • wetenschappelijke tijdschriften en andere publicaties, openbare databases met onderzoeksinformatie en het Internet

Referenten mogen op geen enkele wijze betrokken zijn bij het voorstel waarover hun oordeel wordt gevraagd. Ook mogen ze geen nauwe betrokkenheid hebben met één van de andere aanvragers of met voorstellen die in dezelfde ronde zijn ingediend. NWO hanteert hiervoor een Gedragscode Belangenverstrengeling.

De keuze van de referenten moet uiteraard zoveel mogelijk aansluiten bij het onderzoeksthema van de aanvraag. In toenemende mate zijn de voorstellen multidisciplinair. Met de keuze van de referenten wordt daarmee rekening gehouden: er wordt geprobeerd om vanuit elk van de betrokken disciplines een advies te krijgen en zo mogelijk zelfs over de samenhang daartussen.

Wat doen de referenten?
Referenten zich het eerst uitspreken over ingediende aanvragen. Afhankelijk van de steunvorm worden per aanvraag minimaal twee tot vier referenten verzocht een advies uit te brengen aan de hand van de beoordelingscriteria. De adviezen worden geanonimiseerd en voor weerwoord voorgelegd aan de aanvrager. De beoordeling door referenten wordt absoluut genoemd, omdat zij zich slechts over één aanvraag uitspreken en geen concurrerende aanvragen onder ogen krijgen.
Als hulpmiddel bij de beoordeling krijgen de referenten meestal een gestructureerd formulier voorgelegd. Daarop staan de te beantwoorden vragen of de lijst met criteria aan de hand waarvan zij hun oordeel formuleren. De criteria zijn beschreven in de call. Van de referenten wordt verwacht dat zij op alle criteria ingaan en hun rapport afsluiten met een overkoepelend eindoordeel. Wanneer de referenten hun rapporten met de oordelen over de individuele projecten hebben ingeleverd, begint de beoordelingscommissie met haar werk: het evalueren van die oordelen en het wegen van de projecten.

Hoe wordt een beoordelingscommissie samengesteld?
Het Gebiedsbestuur benoemt de leden van de beoordelingscommissie. Zij worden meestal voor één jaar benoemd. Jaarlijks kan tweederde worden herbenoemd; de maximale zittingstermijn is drie jaar. De programmacommissies van de themaprogramma´s stellen hun eigen beoordelingscommissies samen.

Bij de samenstelling worden de volgende aspecten betrokken:

  • competentie van de leden
  • aandeel jonge onderzoekers
  • spreiding disciplines
  • spreiding nationale universiteiten
  • vrouw-man verdeling

Waarom een interview?
Een aantal beoordelingsprocedures voorziet – behalve in een weerwoord – in de mogelijkheid om aanvragers uit te nodigen voor een gesprek of interview. In dat gesprek kan de commissie kwesties aan de orde stellen die door de referenten zijn aangedragen, maar waarop in het weerwoord niet of onvoldoende is ingegaan.

Het gebruik van ondersteunende media (van hand-out tot PowerPoint presentatie) kan goede diensten bewijzen. In het gesprek dat volgt, kan de indiener van een aanvraag vermeende misverstanden bij de commissie wegnemen, bepaalde aspecten van het voorgestelde onderzoek benadrukken of expliciet aangeven waarom hij het niet eens is met een bepaald kritiekpunt.

Wie neemt het besluit over honoreringen?
Het Gebiedsbestuur toetst de prioriteringsvolgorde marginaal en kan eventueel wijzigingen aanbrengen op grond van beleidsmatige overwegingen (bij themaprogramma’s kan dit ook worden gedaan door de programmacommissie of stuurgroep). Bij sommige steunvormen, bijvoorbeeld in de Vernieuwingsimpuls, neemt niet het Gebiedsbestuur maar het Algemeen Bestuur van NWO vervolgens de finale beslissing.

Hoe werkt een bezwaarschriftprocedure?
Hoewel de uitvoerend secretarissen het gehele beoordelingsproces nauwkeurig begeleiden, kan er iets in het beoordelingstraject niet goed gaan. Wanneer een aanvrager meent benadeeld te zijn, wordt de wettelijke mogelijkheid geboden tot het indienen van een bezwaar- of beroepschrift. Binnen NWO geldt de bezwaarschriftprocedure als een adequate methode om fouten te corrigeren of om principiële procedurele kwesties aan te vechten.

Met het indienen van een bezwaarschrift zet de aanvrager een zwaar instrument in gang. Daarom doet hij er verstandig aan alvorens een bezwaar in te dienen eerst contact op te nemen met de secretaris van de subsidieronde, om een nadere toelichting over of op de gevolgde procedure en de uitslag te krijgen.