Over het beoordelen van onderzoeksaanvragen bij MaGW
1. Maximale objectiviteit en transparantie
Een belangrijke taak van het gebied Maatschappij- en gedragswetenschappen (MaGW) van NWO is het beoordelen, selecteren en financieren van hoogstaand wetenschappelijk onderzoek. Uit de veelheid van aanvragen die het gebied bereiken, worden op basis van een zorgvuldige beoordelingsprocedure de beste aanvragen geselecteerd. In laatste instantie beslist het gebiedsbestuur welke aanvragen, gegeven het beschikbare budget, voor subsidie in aanmerking komen. Op de website van het gebied kunnen onderzoekers informatie krijgen over de verschillende subsidievormen, deadlines en tijdschema's.
In de door het gebied gehanteerde beoordelingsprocedure wordt gestreefd naar maximale objectiviteit en transparantie. Daaraan wordt gedurende het gehele beoordelingsproces strikt de hand gehouden.
2. De stappen in de procedure
In de subsidiewijzers - bijvoorbeeld voor de Open competitie, de Vernieuwingsimpuls of voor programma's - wordt de procedure zorgvuldig aangegeven. Op hoofdlijnen vindt de beoordeling van onderzoeksvoorstellen bij het gebied MaGW op identieke wijze plaats:
- als het ingediende voorstel voldoet aan de criteria, zoals vermeld in de subsidiewijzer, wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard en kan het beoordelingsproces van start gaan;
- aan referenten met deskundigheid op het desbetreffende onderzoeksterrein wordt gevraagd een beoordelingsrapport te schrijven over het voorstel;
- de referentencommentaren worden voorgelegd aan de aanvrager, die vervolgens een weerwoord kan opstellen;
- de referentencommentaren én het weerwoord worden neergelegd bij de speciaal voor de ronde ingestelde beoordelingscommissie;
- deze commissie spreekt een gemotiveerd oordeel uit over de ter tafel liggende aanvragen en stelt daarna een prioriteitsvolgorde op;
- tenslotte gaat het volledige pakket informatie naar het besluitvormend orgaan - meestal het gebiedsbestuur - dat een beslissing neemt over de honorering van de daarvoor in aanmerking komende voorstellen.
3. Heldere richtlijnen en beoordelingscriteria
In de subsidiewijzers wordt duidelijk aangegeven welke richtlijnen worden gehanteerd. Er wordt informatie gegeven over de volgende onderwerpen:
- wie kan aanvragen;
- wat kan worden aangevraagd;
- wanneer kan worden aangevraagd;
- hoe moet de aanvraag worden opgesteld;
- welke specifieke subsidievoorwaarden zijn van toepassing;
- wanneer en hoe moet de aanvraag worden ingediend.
Ook wordt informatie verschaft over de criteria op basis waarvan toetsing van de aanvraag plaatsvindt. Veelal betreffen deze:
- het innovatief karakter van het voorstel;
- de onderzoeksopzet en de gehanteerde methode;
- de maatschappelijke betekenis van het voorstel;
- de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvrager;
- de geplande output.
4. Vermijden van belangenverstrengeling
Het gebied acht het van groot belang, dat de partijen die betrokken zijn bij de oordeelsvorming, ten behoeve van de objectiviteit hun werk onafhankelijk kunnen doen. Belangenverstrengeling - zelfs de schijn van belangenverstrengeling - dient dan ook te worden vermeden. Het gebiedsbestuur maakt daarom gebruik van een NWO-brede gedragscode, waarin wordt aangegeven aan welke regels betrokkenen zich dienen te houden. Informatie hierover is via de website beschikbaar. Zonder uitputtend te zijn, kunnen enkele belangrijke gedragsregels als volgt worden samengevat:
- leden van een beoordelingscommissie kunnen niet tevens aanvrager zijn in dezelfde ronde;
- wie betrokken is bij meer dan één aanvraag mag geen zitting hebben in de beoordelingscommissie;
- wie bij één aanvraag betrokken is, mag deel uitmaken van de beoordelingscommissie, maar verlaat bij de bespreking van de aanvraag en bij de stemming de zaal;
- de betrokkenheid van een commissielid wordt vooraf schriftelijk geverifieerd;
- aan een referent wordt vooraf schriftelijk gevraagd of de persoon betrokken is bij de aanvraag.
De naleving van deze regels wordt gedurende het gehele beoordelingstraject strikt bewaakt. Het is de verantwoordelijkheid van het gebiedsbureau om er voor te zorgen dat belangenverstrengeling wordt vermeden.
5. Bekendmaken van de uitslag en de mogelijkheid bezwaar te maken
De zorgvuldigheid jegens de individuele aanvrager en de referenten gebiedt dat tijdens de beoordeling alle stukken vertrouwelijk worden behandeld. De uitslag van de beoordelingsronde wordt helder gecommuniceerd, zowel naar de aanvrager als naar derden. De uitslag wordt schriftelijk aan de aanvrager bekend gemaakt. In de brief wordt gemotiveerd aangegeven welk besluit het gebiedsbestuur genomen heeft.
Op basis van de ervaringen in de afgelopen jaren mag worden geconcludeerd, dat de toenemende zorg waarmee beoordelingen worden uitgevoerd, heeft bijgedragen aan de verdere optimalisering van de beoordelingsprocedure.
Een aanvrager heeft overigens altijd het recht om tegen het genomen besluit bezwaar aan te tekenen. In de afgelopen jaren is dat ook gebeurd. Het feit, dat het aantal bezwaarschriften inmiddels is terug gelopen ziet het gebiedsbestuur in dit verband als een positief signaal.
