Hoe worden referenten geselecteerd?
Referenten hebben een belangrijke rol in het beoordelingsproces van subsidieaanvragen. Hoe worden ze geselecteerd?
De beoordeling van individuele onderzoeksvoorstellen vindt bij NWO plaats door experts op het terrein van de aanvraag. Zij zijn immers op de hoogte van de meest recente ontwikkelingen op hun vakgebied, kennen de wetenschapsinhoudelijke discussies, hebben weet van de eventuele sterktes en zwaktes van hun discipline en zijn ook het best op de hoogte van mogelijke schoolvorming. Het oordeel van deze experts heeft dan ook veel gewicht als het gaat om het toekennen van een kwalificatie aan een individuele aanvraag. Dat betekent dat er veel afhangt van de keuze van een adviseur. Om die reden wordt de zorgvuldigheid bij het proces van selectie van referenten nauwkeurig bewaakt.
De bureaumedewerker van wie de eigen achtergrond het dichtst die van de aanvraag benadert, stelt een lijst met mogelijke adviseurs samen. Hij legt deze lijst voor aan dat lid van het Wetenschappelijk Adviescollege, aan wie de verantwoordelijkheid voor de desbetreffende discipline door het gebiedsbestuur is toegewezen. Voor de grote onderzoeksprogramma´s geldt dat de namen worden voorgelegd aan het besluitvormende orgaan (stuurgroep of programmacommissie). Wanneer er sprake is van mogelijke betrokkenheid wordt voor advies uitgeweken naar een ander WAC-lid. Het WAC-lid accordeert de kandidatenlijst, doet suggesties voor alternatieve referenten of geeft aan dat een bepaalde onderzoeker juist niet benaderd moet worden. Wanneer de goedkeuring voor de lijst is verkregen, worden de referenten benaderd. Van de aangeschreven onderzoekers valt een deel af, omdat zij om verschillende redenen niet kunnen of willen adviseren. Dan wordt de volgende op de lijst benaderd. Gemiddeld moeten er twee tot tweeëneenhalf maal zoveel referenten benaderd worden dan er nodig zijn. Wanneer de lijst van mogelijke kandidaten is uitgeput, herhaalt zich de procedure: de beleidsmedewerker gaat op zoek naar nieuwe referenten en legt hun namen voor aan de portefeuillehouder.
Voor de selectie van mogelijke referenten staan de beleidsmedewerker verschillende instrumenten ter beschikking. Allereerst de eigen kennis van het onderzoeksveld, daarnaast informatie in de aanvraag zelf, zoals de literatuurverwijzingen, maar ook referenten die eerder zijn aangezocht voor aanvragen op een vergelijkbaar onderwerp. Ten slotte vormen wetenschappelijke tijdschriften, openbare databases met onderzoeksinformatie en ook het internet bronnen voor de selectie van adviseurs. Onderzoekers die op de een of andere wijze betrokken zijn bij de aanvraag, de aanvra(a)g(st)er of bij de uitvoering van het voorgestelde onderzoek komen niet in aanmerking als referent.
Er bestaan geen beperkingen voor wat betreft de geografische spreiding of de afkomst van referenten. Meestal wordt een combinatie gezocht van Nederlanders en buitenlanders. Gemiddeld komt 30 procent van de referenten uit ons land, 45 procent uit andere Europese landen en bijna 25 procent uit Noord-Amerika. De rest is afkomstig uit andere landen.
De keuze van de referenten moet uiteraard zoveel mogelijk aansluiten bij het onderzoeksthema van de aanvraag. In toenemende mate zijn de voorstellen multidisciplinair. Met de keuze van de referenten wordt daarmee rekening gehouden: er wordt geprobeerd om vanuit elk van de betrokken disciplines een advies te krijgen en zo mogelijk zelfs over de samenhang daartussen. Zo kan het gebeuren dat bijvoorbeeld sociologen, medici of informatici optreden als referent voor een aanvraag bij het Gebied Geesteswetenschappen.
Vanzelfsprekend moeten referenten aan bepaalde criteria voldoen. Zoals hierboven al opgemerkt, worden ze primair gekozen vanwege hun wetenschappelijke kennis en verdienste: het moeten experts op hun terrein van onderzoek te zijn. Daarnaast mogen ze op geen enkele wijze betrokken zijn bij het voorstel waarover hun oordeel wordt gevraagd. Ook mogen ze geen nauwe betrokkenheid hebben met één van de andere aanvragers of met voorstellen die in dezelfde ronde zijn ingediend.
Als hulpmiddel bij de beoordeling krijgen de referenten meestal een gestructureerde vragenlijst voorgelegd. Daarop staan de te beantwoorden vragen of de lijst met criteria aan de hand waarvan zij hun oordeel formuleren. Vanzelfsprekend zijn die beoordelingscriteria in beginsel dezelfde als die door de aanvrager wordt gebruikt bij het opstellen van zijn voorstel. Van de referenten wordt verwacht dat zij op alle criteria ingaan en hun rapport afsluiten met een overkoepelend eindoordeel. Wanneer de referenten hun rapporten met de oordelen over de individuele projecten hebben ingeleverd, begint de beoordelingscommissie met haar werk: het evalueren van die oordelen en het wegen van de projecten.
