Vragen en antwoorden over Open Access bij NWO

Naar wereldwijde openbare wetenschap

Met ingang van 1 december 2015 heeft NWO haar regeling subsidievoorwaarden aangescherpt op het gebied van Open Access. ‘Zo snel mogelijk toegankelijk voor het publiek’ wordt ‘op het moment van publicatie direct Open Access.’ Hieronder staat wat dit in de praktijk betekent.

Waarom vindt NWO Open Access zo belangrijk dat zij het nu verplicht stelt?

NWO vindt het niet meer van deze tijd dat met publiek geld betaalde kennis achter betaalmuren verdwijnt. Abonnementen kosten de wetenschappelijke gemeenschap jaarlijks veel geld. Betaalmuren vertragen de voortgang van de wetenschap, doordat actuele kennis niet direct openbaar toegankelijk is. Daarom is NWO voorstander van Open Access: kosteloze online toegang tot wetenschappelijke publicaties, zonder embargoperiode. Ook de individuele onderzoeker heeft hierbij veel te winnen. Open Access leidt tot grotere zichtbaarheid van wetenschappelijke publicaties en tot meer citaties.

In deze overtuiging staat NWO niet alleen. Om de overgang naar Open Access te bewerkstelligen trekt zij samen op met de Nederlandse universiteiten (VSNU), KNAW, OCW en vele andere partijen, ook internationaal. Open Access is een van de speerpunten van het Nederlandse EU-voorzitterschap in 2016. De wetenschap heeft veel te winnen bij Open Access. Daarom ligt de verantwoordelijkheid om mee te gaan in deze internationale beweging primair bij individuele wetenschappers zelf. NWO levert een bijdrage door haar subsidievoorwaarden op dit gebied aan te scherpen.

Welke varianten van Open Access bestaan er?

Open Access kent twee basisvarianten. ‘Gold’ en ‘Green’ Open Access zijn twee verschillende varianten van hetzelfde principe: vrije toegang tot wetenschappelijke publicaties. Gold Open Access wil zeggen dat onderzoekers hun artikelen publiceren in volledige Open Access-tijdschriften. Dit zijn online wetenschappelijke tijdschriften die geen abonnementen kennen en daardoor voor iedereen toegankelijk zijn. Deze tijdschriften rekenen kosten voor het publiceren van artikelen: Article Processing Charges (APC’s). Green Open Access wil zeggen dat onderzoekers publiceren in een traditioneel abonnee-tijdschrift, maar tegelijk met deze publicatie ook een versie van hun artikel toegankelijk maken via een openbare database (bijvoorbeeld een universitaire repository). Wat NWO betreft heeft Gold Open Access de voorkeur.
Er bestaat ook nog een tussenvorm, het zogenoemde ‘hybride’ Open Access. In dat geval publiceren onderzoekers in een traditioneel abonnee-tijdschrift maar betalen zij APC’s om dit artikel vrij toegankelijk te maken.

Wanneer voldoet een onderzoeker aan de verplichting tot Open Access?

Publicaties die volgens bovenstaande Gold of Green Open Access-standaarden worden gepubliceerd, voldoen aan de NWO-subsidievoorwaarden. Artikelen in abonnee-tijdschriften die meteen vrij beschikbaar gemaakt worden via betaling door de auteur of via een overeenkomst van de Nederlandse universiteiten met een uitgever voldoen ook aan de NWO-voorwaarden.

Zijn de kosten voor Open Access-publicaties subsidiabel?

Ja. Om in de kosten van Article Processing Charges (APC’s, de redactie- en publicatiekosten voor Open Access-artikelen en boeken) te voorzien kunnen hoofdaanvragers van door NWO gefinancierd onderzoek een beroep doen op het NWO Stimuleringsfonds Open Access. Hierbij is tot 6000 euro per onderzoeksproject aan te vragen. Het direct plaatsen van publicaties in een repository is doorgaans kosteloos. Omdat NWO Gold Open Access wil stimuleren, kan het fonds alleen gebruikt worden voor APC’s van artikelen in Gold Open Access-tijdschriften of voor boeken die op het moment van publicatie in Open Access beschikbaar zijn.

Mogen onderzoekers met NWO-financiering nu niet meer publiceren in tijdschriften die niet Open Access zijn, of in tijdschriften die een embargo hanteren?

Dat is niet het geval. In verreweg de meeste wetenschappelijke tijdschriften kunnen onderzoekers die NWO-financiering ontvangen gewoon blijven publiceren. Er bestaan al diverse Gold Open Access-tijdschriften en veel traditionele tijdschriften bieden mogelijkheden voor Green Open Access. Onderzoekers plaatsen bij voorkeur de eindversie van hun artikel, maar als de uitgever dit niet toestaat, voldoet ook een post-review of eventueel een pre-review versie van het artikel. De meeste tijdschriften staan deponering van een post- of pre-review versie van het artikel toe zonder embargoperiode. Op deze manier kan de onderzoeker blijven publiceren in belangrijke tijdschriften en tegelijkertijd iedereen vrij kennis laten nemen van zijn onderzoeksresultaten. Een overzicht van de mogelijkheden per tijdschrift is te vinden in de Sherpa/Romeo-database.

Wanneer gaan de nieuwe subsidievoorwaarden met betrekking tot Open Access in?

De nieuwe subsidieregeling heeft betrekking op elke ‘call voor proposals’ die NWO open stelt nadat de regeling in de Staatscourant is gepubliceerd. Publicatie in de staatscourant gebeurt op 1 december 2015. Aan de subsidievoorwaarden van voor deze datum opengestelde calls en lopende onderzoeksprojecten verandert niets.

Geldt het aangescherpte beleid ook voor onderzoekers die werkzaam zijn aan een NWO-instituut?

Ja, onderzoekers van NWO-instituten dienen hun onderzoeksresultaten op moment van publicatie voor iedereen toegankelijk te maken.

Wat als een onderzoeker wil publiceren in een tijdschrift dat geen enkele vorm van directe plaatsing in een repository toestaat?

Als nationale wetenschapsfinancier streeft NWO ernaar dat met publiek geld betaalde kennis direct openbaar toegankelijk is. Tegelijkertijd realiseert NWO zich dat de overgang naar volledige Open Access een complex proces is, waarin veel verschillende belangen meespelen. Er zijn nog uitgevers die embargo’s hanteren. Er zijn ook uitgevers die deponering in een repository in het geheel niet toestaan. NWO doet een beroep op de wetenschappelijke gemeenschap om mee te werken aan Open Access door hun resultaten direct toegankelijk te maken. De periode tot 1 januari 2018 gaat NWO benutten om in kaart te brengen of en waar zich eventuele grote publicatiebelemmeringen voor onderzoekers voordoen. NWO maakt in deze periode gebruik van het ‘comply or explain-principe’. Als een onderzoeker in deze periode publicaties voortkomend uit door NWO gefinancierd onderzoek op basis van de nieuwe regeling, wil publiceren in een tijdschrift dat geen enkele vorm van deponering (ook niet van de auteursversie) toestaat zal NWO met deze onderzoeker in gesprek gaan. Daarnaast zal NWO dan ook het gesprek aangaan met de desbetreffende uitgever.

Wat gebeurt er als een onderzoeker zijn werk niet op het moment van publicatie direct Open Access toegankelijk maakt?

De verplichting tot Open Access is vastgelegd in de NWO Regeling Subsidies. Het niet naleven van deze voorwaarden staat gelijk aan het niet naleven van andere voorwaarden die aan NWO-subsidie zijn verbonden. Als hier sprake van is zal NWO in eerste instantie in gesprek gaan met de projectleider. NWO heeft de bevoegdheid om in uiterste gevallen van niet-naleving van haar subsidievoorwaarden (een deel van) de verleende subsidie in te trekken of lager vast te stellen. Vanaf 2018 gaat NWO de aangescherpte subsidievoorwaarden strikt toepassen.

Hoe gaat NWO controleren of de Open Access-verplichting wordt nageleefd?

NWO vraagt al enige tijd van door haar gefinancierde onderzoekers om Open Access te publiceren. Om haar onderzoekers nog beter bewust te maken van het belang van openbare kennis gaat NWO haar inspanningen om hierop toe te zien vanaf 2016 intensiveren. NWO gaat daartoe met regelmaat steekproefsgewijs controleren of resultaten van door NWO gefinancierd onderzoek daadwerkelijk Open Access beschikbaar zijn.

Pre-review versies van artikelen kunnen nog fouten bevatten, waardoor anderen mogelijk een verkeerd beeld van de onderzoeksresultaten krijgen. Waarom eist NWO dan toch dat onderzoekers deze versie in een repository deponeren, indien de uitgever embargo’s hanteert voor andere versies?

Kennis die met publiek geld is betaald hoort direct ten goede te komen aan de wetenschap en aan de maatschappij. Kennis dient in geen geval achter betaalmuren te verdwijnen, ook niet tijdelijk. NWO verkiest inderdaad directe openbaarheid van een pre-reviewversie boven uitgestelde openbaarheid van een eindversie. NWO is zich ervan bewust dat Open Access via pre-reviewversies niet de optimale vorm van Open Access is. NWO vraagt onderzoekers om de mogelijkheid van Gold Open Access (of Green Open Access via deponering van een eindversie) altijd goed te bekijken voordat de tijdschriftkeuze gemaakt wordt. Indien een onderzoeker toch kiest voor een tijdschrift dat slechts deponering van pre-reviewversies toestaat, adviseert NWO om duidelijk bij het artikel te vermelden dat het om een pre-reviewversie gaat. Geïnteresseerden in het onderzoek kunnen dan zelf contact opnemen met de auteur voor een eindversie van het artikel.

Hoe staat het aangescherpte Open Access-beleid van NWO in relatie tot de ‘offsetting deals’ van de VSNU?

Nederlandse universiteiten hebben met een aantal grote wetenschappelijke uitgevers (waaronder Springer, Wiley en SAGE) zogenaamde ‘offsetting deals’ (ook wel bekend als ‘big deals’) afgesloten. Deze deals houden veelal in dat onderzoekers (meestal de ‘corresponding authors’) die verbonden zijn aan een Nederlandse universiteit bij deze uitgevers gebruik kunnen maken van een Open Access-optie, zonder daar APC’s voor te betalen. Onderzoekers die willen weten wat de deals hen voor mogelijkheden tot Open Access bieden, kunnen terecht bij hun universiteit of UB. Onderzoekers die Open Access publiceren onder een ‘offsetting deal’ van hun universiteit voldoen vanzelf aan de NWO-voorwaarden voor Open Access.

Welke onderzoekers publiceren met NWO-financiering en hebben dus een Open Access-verplichting?

Voor individuele onderzoekers die meewerken binnen een onderzoeksgroep of project is het niet altijd duidelijk wanneer zij ook daadwerkelijk met NWO-financiering publiceren en dus een Open Access-verplichting hebben. De NWO-subsidievoorwaarden zijn van toepassing op alle onderzoeksprojecten die geheel of gedeeltelijk door NWO-financiering mogelijk gemaakt worden. Dit geldt dus ook voor onderzoekers die bijvoorbeeld in een PPS-samenwerkingsverband onderzoek doen. Ook hun resultaten dienen op het moment van publicatie openbaar te zijn en aan de samenleving ten goede te komen. Het nieuwe Open Access-beleid laat onverlet dat afspraken kunnen worden gemaakt over uitstel van publicatie ten behoeve van exploitatie. NWO adviseert alle projectleiders om onderzoekers werkzaam op hun projecten goed te informeren over het bestaan van de Open Access-verplichting.

Geldt voor het publiceren van boeken of bijdragen in bundels hetzelfde Open Access-beleid als voor artikelen?

Ja, voor resultaten die gepubliceerd worden in boeken gelden dezelfde subsidievoorwaarden als voor artikelen. NWO stimuleert de uitgave van volledige Open Access-boeken, maar in ieder geval moet een versie van het boek Open Access toegankelijk worden gemaakt. Er zijn inmiddels Open Access-platforms (zoals OAPEN) waar boeken Open Access worden aangeboden.

Leidt het beleid van NWO ertoe dat in de toekomst buitenlandse topwetenschappers Nederland gaan mijden?

Dit is een speculatieve vraag. Niettemin zijn hiervoor op dit moment geen aanwijzingen. De overgang naar Open Access beperkt zich niet tot Nederland, hoewel Nederland op dit gebied wel voorop loopt door ambitieuze doelen voor het aandeel Open Access-publicaties te stellen. Daarnaast is in Nederland per 1 juli 2015 het recht op Open Access publiceren verankerd in de Auteurswet. Topuniversiteiten wereldwijd werken bijvoorbeeld aan repositories waarin hun artikelen vindbaar en toegankelijk zijn. En belangrijke onderzoeksfinanciers stellen steeds vaker eisen die vergelijkbaar zijn met die van NWO. Recentelijk heeft LERU (League of European Research Universities) nog opgeroepen tot een strikter Europees Open Access-beleid. Door Open Access te publiceren wordt een onderzoeker meer gelezen en makkelijker gevonden door anderen. Open Access-publicaties komen sneller ten goede aan wetenschap, maatschappij en bedrijfsleven. Verreweg de meeste tijdschriften kennen al een vorm van Open Access publiceren. Mede dankzij de ‘offsetting deals’ van de universiteiten is Open Access publiceren in Nederland inmiddels gemakkelijker dan in veel andere landen. Open Access publiceren in Nederland levert een onderzoeker vooral veel voordelen op.

Hoe zit het met de impactfactor van Open Access-tijdschriften?

In diverse vakgebieden zijn er al toonaangevende tijdschriften die een Open Access-verdienmodel kennen. In de biologie is PloS One een goed voorbeeld. Er zijn meer (opkomende) Open Access- tijdschriften met hoge impactfactor. De impactfactor wordt pas na drie jaar berekend, dus jonge tijdschriften (die vaak Open Access zijn) staan per definitie op een achterstand. Sommige tijdschriften stappen van een abonneemodel over op Open Access, en behouden daarmee hun impactfactor. Redacties richten ook nieuwe Open Access-tijdschriften op. Een goed voorbeeld daarvan is het initiatief LingOA, waarmee linguïsten hun niet-Open Access uitgever verlieten en nieuwe Open Access-tijdschriften begonnen.

Wordt ergens bijgehouden wat betrouwbare Open Access journals zijn?

De DOAJ – Directory of Open Access Journals [https://doaj.org/] is een hulpmiddel om te verifiëren of Open Access-tijdschriften betrouwbaar zijn en aan de standaarden voor Gold Open Access voldoen. NWO vraagt onderzoekers echter altijd om alert te zijn op hun tijdschriftkeuze.

Hoe kan ik weten wat betrouwbare repositories zijn?

NWO beschouwt alle repositories die opgenomen zijn in OpenDOAR (zie www.opendoar.org) als betrouwbare repositories. Er zijn ook overzichten van repositories en pre-print servers; vaak per vakgebied georganiseerd (zoals ArXiv, RePEc). Het is altijd verstandig om een versie van het artikel in de universitaire repository te deponeren. Dit voorkomt versnippering en zorgt voor een openbaar toegankelijk exemplaar van het artikel.

NWO heeft een Open Science-beleid, wat houdt dat verder in?

Open Science betekent meer dan alleen het publiceren in Open Access. Open Science heeft op dit moment bij NWO concreet betrekking op drie terreinen: het publiceren in Open Access, het zorgdragen voor optimale toegang tot onderzoeksdata en het bevorderen van wetenschappelijke integriteit. Gedurende 2015 loopt er een pilot rond datamanagement. Open Science is een van de speerpunten van het Nederlandse EU-voorzitterschap in 2016 en van de Europese Commissie, die een Open Science Agenda heeft gepubliceerd.