Datamanagementprotocol NWO

Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement. NWO wil dat onderzoeksdata die voortkomen uit met publieke middelen gefinancierd onderzoek vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar (FAIR) beschikbaar komen voor andere onderzoekers. Zo is datamanagement onderdeel van Open Science. Hierbij wordt rekening gehouden worden met aspecten als privacy, openbare veiligheid, ethische beperkingen, eigendomsrecht en commerciële belangen.

Uitgangspunt is dus open access tot data en alleen waar dat nodig is beperkte toegang tot data. Om de data die voortkomen uit NWO-gefinancierd onderzoek zoveel mogelijk toegankelijk en herbruikbaar maken heeft NWO besloten op het datamanagementbeleid per 1 oktober 2016 te implementeren in alle NWO instrumenten.

Concreet betekent dit dat alle calls for proposals die vanaf 1 oktober 2016 gepubliceerd worden het datamanagementprotocol hebben opgenomen.

Het datamanagementprotocol kent twee stappen:

1. de datamanagementparagraaf in het onderzoeksvoorstel waarbij de onderzoeker een aantal korte vragen dient te beantwoorden;

2. het datamanagementplan dat na toekenning ingediend moet worden waarbij goedkeuring van dit plan door NWO voorwaarde is voor de subsidieverlening.

Belangrijkste doel van de datamanagementparagraaf in de aanvraag is bewustwording bij de onderzoekers. De onderzoeker wordt gevraagd reeds voor aanvang van het onderzoek na te denken over de vraag hoe de verzamelde data geordend en gecategoriseerd moeten worden zodat het beschikbaar stellen daarvan voor hergebruik mogelijk wordt. Veelal betekent dit ook dat reeds bij het tot stand komen van de data en de analyse daarvan maatregelen getroffen moeten worden die de opslag en het delen later mogelijk maken.

Toegang tot ruwe data is belangrijk voor vervolgonderzoek, replicatieonderzoek en integriteitsonderzoek. Full open access is het uitgangspunt. Beperkte toegang is aan de orde waar privacy, openbare veiligheid, eigendomsrecht of commerciële belangen dit vereisen. Wetenschappers kunnen zelf aangeven welke onderzoeksdata zij nuttig vinden om op te slaan, vindbaar maken en geschikt te maken voor hergebruik. De kosten voor dataopslag kunnen zij opvoeren als onderdeel van de aangevraagde financiering.

Datamanagementparagraaf en datamanagementplan

Datamanagement: de basis voor hergebruik van data (Beeld: @Corbis)Beeld: @Corbis

Van onderzoekers wordt verwacht dat zij in de onderzoeksaanvraag vier vragen over datamanagement beantwoorden (datamanagementparagraaf). Na honorering van een aanvraag dient de onderzoeker deze paragraaf uit te werken in een datamanagementplan. In dit plan geeft de onderzoeker aan of gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe data verzameling gaat en hoe de dataverzameling dan vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar (ook wel FAIR: findable, accessible, interoperable, reusable) gemaakt wordt.

Uiterlijk 4 maanden na honorering van het project moet de onderzoeker de eerste versie van het datamanagementplan hebben ingediend bij NWO. NWO keurt het plan zo snel mogelijk goed. Het project kan van start gaan zodra het datamanagementplan is goedgekeurd door NWO. Het datamanagementplan kan gedurende het onderzoek bijgesteld worden. NWO hanteert voor dit datamanagementplan een format dat zoveel mogelijk aansluit op de richtlijnen voor datamanagement van Horizon 2020.

Beoordeling en financiering

De datamanagementparagraaf wordt niet meegenomen in de beslissing om een aanvraag al of niet toe te kennen. Zowel de referenten als de beoordelingscommissie kunnen wel advies geven m.b.t. de datamanagementparagraaf. Na honorering van een aanvraag dient de onderzoeker deze paragraaf uit te werken in een datamanagementplan. Daarbij zal de aanvrager het advies van de referenten en commissie gebruiken bij het opstellen van dit datamanagementplan. De kosten voor datamanagement zijn subsidiabel en kunnen dus opgevoerd worden in de projectbegroting.

Wat verstaat NWO onder data?

Datamanagement richt zich op de opslag van data gedurende en na het onderzoek.  NWO verstaat onder ‘data’ zowel verzamelde, onbewerkte data alsook geanalyseerde, gegenereerde data. Hierbij zijn alle verschijningsvormen denkbaar; digitaal en niet-digitaal (zoals bijvoorbeeld samples, ingevulde vragenlijsten, geluidsopnames etc). NWO vraagt alleen om opslag van data die relevant zijn voor hergebruik. NWO gaat er in principe vanuit dat er binnen de verschillende vakgebieden een breed gedragen opvatting bestaat over welke data relevant zijn om op te slaan voor hergebruik.

Het belang en de waarde van hergebruik enerzijds en de kosten en haalbaarheid van dataopslag anderzijds dienen in redelijke verhouding tot elkaar te staan en zijn van invloed op de omvang van de te bewaren data. Niet ieder onderzoek levert herbruikbare data op.

Vormen van opslag

Tijdens het onderzoek geeft NWO er de voorkeur aan dat digitale data worden opgeslagen op een veilige plek maar wel toegankelijk voor anderen met toestemming van de onderzoeker. Na het onderzoek worden de data bij voorkeur gearchiveerd bij een (inter)nationale data repository. Wanneer dit niet mogelijk is, dienen de data te worden gearchiveerd door de institutionele repository. Vertrouwelijke, privacy- of concurrentiegevoelige data vragen wellicht speciale vormen van opslag of beperkte toegang. Het uitsluitend opslaan van data op computers of externe media (bijv. USB stick, CD, DVD of harddiscs) is in het algemeen riskant en kan daarom in principe door NWO niet worden goedgekeurd.